Balance de sumas y saldos

Según la normativa contable el balance de sumas y saldos, también llamado balance de comprobación es un documento que nos da los saldos, al haber o al debe, de todas las cuentas con las que operamos.

Por lo tanto, no tiene nada que ver con el Balance de Situación porque, para empezar, el de situación no refleja los saldos al haber y al debe sino en su activo y pasivo (con signo positivo o negativo) y tiene formulación y propósitos absolutamente diferente.

Otra diferencia es que el balance de sumas y saldos no forma parte de las cuentas anuales oficiales ni está integrado en ninguno de los libros de contabilidad (obligatorios o no).

Es un mero documento para comprobar cómo estamos elaborando nuestra contabilidad y detectar posibles errores. Con él comprobamos que estamos haciendo las cosas correctamente.

Para ello nos muestra los saldos resultantes de cada una de las cuentas.

Aparecen en él todas las cuentas que hemos utilizado alguna vez a lo largo del ejercicio (normalmente las cuentas que no hemos utilizado y, por ello, tienen saldo cero no suele aparecer) y al lado de cada cuenta el resultado del libro mayor con saldo que, si es mayor al debe se llama saldo deudor y si es mayor al haber saldo acreedor.

Por ejemplo, supongamos que recibimos una factura por la compra de mercaderías por importe de 1.000€ más el 21% de IVA y que, días después, la pagamos al proveedor; lo primero que vemos son los asientos contables en el libro diario:

En el momento de recibir la factura el asiento que hacemos es:

Cuando, en fechas posteriores, pagamos esta factura el asiento que hacemos es:

Como consecuencia de estos apuntes contables en nuestro libro diario, el libro mayor refleja los resultados de los mismos y serán:

Nota se supone que en la cuenta del banco (572) teníamos un saldo anterior y por eso hemos podido pagar la factura pero, para no desvirtuar este ejemplo, hemos dejado su saldo anterior a cero y lo pagamos sin tener dinero en la cuenta por lo que su saldo es al Haber (acreedor) y lo que tenemos son números rojos en la cuenta.

Como vemos, el saldo de cada cuenta es la suma de los conceptos al debe y la suma de los que están al haber y la diferencia de las sumas totales al debe y al haber siendo dicho saldo deudor si es mayor al debe y acreedor si es mayor al haber, figurando esto en el balance de situación con las letras “D” y “H”.

Cuando pedimos al ordenador un balance de comprobación aparecen en él todos los saldos con lo que recibimos la información sobre la labor contable que hemos hecho desde el inicio del ejercicio hasta ese momento y también nos dice si está correctamente computada. Es importante que los asientos del diario deben estar cuadrados (el haber tiene que ser igual al debe) y el balance de sumas y saldos (igual que sucederá después con el de situación) también debe estar cuadrado, si no es así es que hemos cometido algún error.

En el ejemplo que nos ocupa (en el que no computamos ningún otro asiento por lo que sólo vemos los apuntes que hemos hecho) el balance de sumas y saldos que nos queda será:

Lo habitual es sacar un balance de sumas y saldos o de comprobación antes de proceder al cierre del ejercicio para “afinar” nuestro trabajo a lo largo de dicho ejercicio y comprobar que está todo correctamente computado y saldado.

Sin embargo también se utiliza mucho para investigar: cuando no encontramos “algo” o no nos cuadra algo de la contabilidad es un instrumento muy bueno para iniciar dicha investigación lo que no impide, por desgracia, que tengamos que utilizar también los libros mayores de las cuentas afectadas y “puntear”, buscar los apuntes que debemos haber hecho para encontrar por que no nos cuadran las cosas.

Este problema sucede, por ejemplo, con las cuentas de bancos. Una manera muy eficaz de controlar que estamos llevando la contabilidad correctamente es comprobar con cierta periodicidad que el saldo que nos dice nuestro banco coincide con su saldo contable (lo que no suele suceder porque las fechas de las operaciones que computa el banco no suelen coincidir con las que contabilizamos nosotros), pero teniendo en cuenta este problema podemos ver si nos cuadra o no.

Si en nuestro balance de sumas y saldos vemos que la cuenta de esa cuenta bancaria no coincide con el saldo que nos debe dar deberemos, como hemos dicho, acudir al mayor de dicha cuenta y puntear.