Balance de comprobación

El balance de comprobación, también llamado balance de sumas y saldos es un documento en el que aparecen todas las cuentas que han tenido movimientos a lo largo del ejercicio y hasta el momento en que se imprime con sus correspondientes saldos al Haber o al Debe.

Balance de comprobación como obligación legal

El artículo 28 del Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885), según redacción dada por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización dispone:

“1. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”.

Por lo tanto, legalmente es obligatorio realizar trimestralmente un balance de comprobación e incluirlo en el libro de inventarios.

Además, la buena práctica contable consiste en revisar los asientos antes de comenzar las operaciones anuales de cierre, inventarios y confección de las cuentas anuales, y estas comprobaciones sólo se pueden hacer partiendo de un balance de situación.

Diferencia entre el balance de comprobación y el de situación

Son dos documentos absolutamente diferentes.

• En el balance de situación las diferentes partidas aparecen en  su activo, pasivo y neto patrimonial según su colocación prevista por el Plan contable. El Saldo de las cuentas será positivo o negativo, aquí no aparecen el Haber y el Debe por ningún sitio. Este saldo positivo o negativo depende de la naturaleza de cada cuenta: las cuentas de activo son de naturaleza deudora, en su mayoría, por lo que en el balance de situación aparecerán con signo positivo si tienen saldo deudor en el de comprobación y negativo si fuera acreedor. Las cuentas de pasivo y las de neto patrimonial son de naturaleza acreedora, por lo que será su saldo negativo si lo tienen deudor y positivo si es la Haber. El balance de situación se refiere a un ejercicio contable completo.
• El balance de comprobación de sumas y saldos es un listado de cuentas con movimientos a lo largo del ejercicio y hasta el momento de su confección, puede ser un día, dos meses o todo el año. Aquí las cuentas aparecen con saldo al Haber o al Debe y, normalmente, aparecen según su codificación por el PGC y no por su pertenencia al activo, pasivo o neto patrimonial.

El cuadre de la contabilidad

La contabilidad se realiza por partida doble, esto significa que cada vez que introducimos un dato económico (es decir, que realizamos un asiento) toda entrada tiene una contrapartida.

Por ejemplo, si pagamos una deuda de una factura por 100€ tendremos, por un lado, que desaparece la deuda de nuestro proveedor que figuraba al Haber y cargaremos al Debe y, por otro, que tendremos cien euros menos en nuestro banco que abonaremos al Haber y disminuirá su saldo que es positivo al Debe.

El Debe y el Haber sólo son dos lados en los que introducimos información, normalmente el Debe se coloca a la derecha y el Haber a la izquierda; en un asiento podemos introducir una o muchas partidas en cada lado pero, sea como sea, el Haber y del Debe tienen siempre que sumar la misma cantidad exactamente.

Y si todos los asientos están cuadrados toda la contabilidad está cuadrada, eso significa que en el balance de situación el activo va a sumar la misma cantidad que el pasivo y el neto patrimonial juntos y que en el balance de comprobación la suma de todos los saldos al Debe será la misma cantidad que la de todos los saldos al Haber.

Este cuadre es fundamental, si el balance no está cuadrado es que hemos hecho algo mal y hay que solucionarlo.

De todos modos hoy día nadie lleva la contabilidad manualmente sino que se utilizan aplicaciones informáticas, es muy difícil que se produzcan descuadres.

La comprobación de saldos

Aunque, como hemos visto más arriba, el balance de comprobación deba realizarse una vez cada tres meses, es un instrumento indispensable para realizar el control de que la contabilidad está realizándose correctamente, así que lo ideal es hacer un balance de comprobación con muchísima más frecuencia, una vez al mes o, incluso, una vez a la semana y, en todo caso, cada vez que sea necesario para resolver algún problema que podamos detectar.

Una vez que hemos impreso el balance de sumas y saldos tenemos, en él, el saldo de cada cuenta con los abonos y los cargos que se han realizado hasta ese momento. Si alguna cuenta no aparece con el saldo que debería tener deberemos imprimir su libro mayor, que es un listado de las distintas entradas y salidas a lo largo del ejercicio en esa cuenta, y comprobar que se han realizado todos los movimientos que debían hacerse.

Una cuenta que sirve de manera maravillosa para tener este control y comprobar que las demás están correctamente gestionadas es la de bancos: si realizamos la mayor parte de los cobros y pagos a través de nuestra cuenta bancaria (o de varias), el banco nos comunica el extracto de la cuenta con las entradas y salidas, aunque las fechas de las operaciones no coincidan entre nuestra contabilidad y la del banco las cantidades si tienen que coincidir siempre, así que punteando el libro mayor de cada cuenta bancaria y viendo que todas las cantidades que aparecen coinciden y que el saldo también coincide, tendremos un control de que todos esos pagos e ingresos se han contabilizado bien.

Por lo tanto repetimos, realizar una comprobación periódica de que todo está bien y cuadrado es fundamental, haciéndolo una vez a la semana o al mes, dependiendo del volumen de información contable, y cada vez que sea necesario y, desde luego, al final del ejercicio antes de comenzar las operaciones del cierre del año.