Arqueo de caja

El Diccionario de la RAE define arqueo como “reconocimiento de los caudales y papeles que existen en la caja de una casa, oficina o corporación”.

Un arqueo de caja es la actividad que, sencillamente, consiste en comprobar que lo que hay en la caja del negocio, en dinero, vales y cheques, es lo que debe haber según la información contable y el control de tesorería.

El control de tesorería

Afectando tanto a la caja (dinero en efectivo) como a las cuentas bancarias, el control de tesorería es una actividad que se realiza de manera independiente y paralela a la contabilidad.

A diferencia de la contabilidad la tesorería no se registra por partida doble, sino que se van anotando las entradas y salidas de dinero y se produce un saldo.

Como parece bastante evidente, aunque en los bancos no (porque pueden existir números rojos), el saldo de la caja deberá siempre ser positivo ya que no es posible que exista dinero físico negativo; sin embargo en ella puede haber vales que representen deudas del personal con la caja y talones pendientes de cobro.

El trabajo que realiza el responsable del control de tesorería va mucho más allá de conocer el saldo que debe haber: el manejo de la caja y los bancos debe hacerse con previsiones de los movimientos futuros (entradas y salidas que sabemos que se van a producir en determinadas fechas próximas) para conseguir que la tesorería puede servir para su propósito, poder atender las obligaciones de pago de la empresa, utilizando para ello los menores recursos económicos posibles.

Controlar el saldo de caja

Como hemos visto la gestión de la caja produce un saldo resultante de las operaciones que ha realizado, el control de que ese saldo responde a la realidad de lo que hay físicamente en la caja es el control de tesorería de qué estamos hablando.

Este control lo realiza, normalmente, un superior al responsable del manejo de la caja y se suele hacer con determinada frecuencia pero sin fechas fijas y sin aviso previo.

Lo primero que hay que hacer antes de comenzar a contar el dinero es comprobar que se han registrado todos los movimientos, todos los cobros y pagos hechos hasta ese momento, y que el saldo corresponde a lo que efectivamente debería haber.

El arqueo se debe hacer a puerta cerrada, si es un negocio abierto al público se hará en momentos y horarios en los que no esté abierto y se pueda hacer en la intimidad del negocio.

Es importante hacerlo sin prisas, dedicarle todo el tiempo necesario hasta que tengamos un resultado que se ajuste a la realidad.

Debe hacerse con orden: lo mejor es clasificar el dinero, billetes de 50€, de 20€, de 10€, de 5€, las distintas monedas.

Los billetes se pueden agrupar en fajos, por ejemplo 10 billetes de 50€ que serían 500€; estos fajos se comprobarán una y otra vez y las veces que sean necesarias (siempre hay descuadre porque algún fajo no se ha hecho bien). Es habitual que en cada fajo estén todos los billetes menos uno que se dobla y sirve para cerrar el fajo, también se suelen utilizar gomas elásticas.

Las monedas se clasificarán, también, según su valor, lo ideal es tener un clasificador de monedas que suelen incluir medidores que nos dicen el valor total de cada tipo de moneda.

Todo ésto no se hará de cabeza sino que se anotará en papel o en una hoja de cálculo.

Resultado del arqueo

Cuando hemos terminado de contar el dinero (y otras cosas como vales o cheques) el resultado que nos dé, puede coincidir o no con el saldo que tenemos, es decir, con lo que debe haber en la caja.

Si ambas cantidades coinciden ya hemos terminado y está todo bien.

Si sobra dinero, después de haber hecho todas las comprobaciones posibles, se registrará como un ingreso extraordinario en la contabilidad (por lo menos si ésto ocurre al final del ejercicio, antes de cerrarla) en la cuenta (778) de ingresos excepcionales con cargo a la cuenta de caja (570).

Ésto puede suceder porque no se ha registrado algún cobro, por diferencias de cambio (de un cliente que no quiere calderilla, por ejemplo), porque alguien ha pagado de más, porque se ha registrado un pago que todavía no se había realizado, etc.

Sería importante intentar descubrir la causa, dentro de nuestras posibilidades.

Si falta dinero se registrará como un gasto extraordinario contable (igual que en el caso anterior, sobre todo si estamos antes de cerrar el ejercicio), en la cuenta (659), pérdidas de gestión corriente que se cargará con abono a la cuenta de caja (570).

Sin embargo, si la diferencia es negativa y no estamos al final del ejercicio, aplicando el principio contable de prudencia, se utilizará una cuenta transitoria, la (555) de partidas pendientes de aplicación en la esperanza de que ese descuadre negativo se encuentre antes del cierre. Debemos ponderar que un gasto de esta naturaleza no siempre estará justificado, sobre todo a efectos fiscales y siempre dependiendo de su cuantía, por lo que va a ser necesario realizar algún ajuste extracontable antes de utilizarlo para la liquidación de impuestos.

Los motivos que puede haber son muy parecidos, no haber registrado algún pago, haber pagado de más, cambios mal dados, billetes falsos o hurtos. También deberemos intentar averiguarlos.

La auditoría interna

Como hemos dicho ya, el arqueo de caja lo suele realizar un superior del encargado de la gestión de la caja.

El responsable de la auditoría interna de la empresa suele ser quién haga este arqueo, sus funciones van más allá de la mera comprobación de que el saldo existente concuerda con los datos contables, también es responsable de:

• Estar pendiente del disponible en caja y bancos, recabando información en periodos cortos (como cada semana) y comprobando, asimismo, que se están haciendo bien las previsiones de cobros y pagos.
• Confirmar y verificar los saldos de las cuentas bancarias.
• Verifica muchas otras operaciones como las entradas diarias, los ingresos extraordinarios (como el cobro de indemnizaciones de seguros o subvenciones, por ejemplo).