Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el proceso y resultado del suministro de los recursos. En términos empresariales, el aprovisionamiento es el abastecimiento de los recursos para el desarrollo de una actividad económica (incluyendo las entidades sin ánimo de lucro).

Un correcto aprovisionamiento permitirá a las empresas responder ante una hipotética demanda. Por ello, es muy importante que las empresas puedan establecer un cálculo de aprovisionamiento basándose en el histórico registrado en la empresa para cada periodo. Además, no resulta descabellado añadir un pequeño excedente que nos permita anticiparnos a un exceso de demanda.

En estas condiciones, el aprovisionamiento puede ir desde la mozzarella de una pizzería hasta la gasolina de las motos del reparto a domicilio.

La relación entre el aprovisionamiento y la logística

El aprovisionamiento está directamente relacionado con la logística, puesto que forma parte de ella. En este sentido, la logística reúne todas las acciones que una empresa debe de tomar desde la adquisición de los recursos (o aprovisionamiento) hasta la entrega del producto final al cliente. Por lo tanto, un correcto aprovisionamiento será consecuencia de un buen trabajo logístico.

Por otro lado, existen un sinfín de empresas logísticas que ayudan en el proceso de abastecimiento de las empresas. Es decir, elaboran sus propios modelos de cálculos de aprovisionamiento, así como sus enlaces de distribución que permitan reducir al máximo los costes. De este modo, la empresa simplemente dedicará su tiempo a elaborar su producto y, a cambio de una mordida en su rentabilidad, le llega el abastecimiento en el momento óptimo.

Función del aprovisionamiento

El aprovisionamiento consistirá siempre en la compra de los recursos necesarios a través de medios externos a la autoproducción de la propia empresa. En otras palabras, el aprovisionamiento consistirá en la compra a otras empresas de los recursos que sean necesarios para nuestra actividad.

Por lo tanto, las funciones del aprovisionamiento son las siguientes:

• Poder responder a la demanda de la empresa mediante la compra constante de los bienes y/o servicios necesarios para su desarrollo.
• La conservación de unos estándares de calidad óptimos.
• Minimizar las pérdidas por existencias y mantener los niveles de estas.
• Al comprar los suministros mediante el aprovisionamiento minimizamos los costes de compra.
• Minimizamos los costes administrativos.

Pasos a seguir para un aprovisionamiento óptimo

El aprovisionamiento óptimo no es un proceso sencillo y requiere de la aplicación de ciertos puntos para efectuarlo correctamente.

• Cálculo de necesidades: quizá el paso más complejo de todos. Un correcto cálculo de necesidades resulta fundamental para la rentabilidad de la empresa, puesto que todo el buen trabajo que puede haber detrás de lo demás puede irse al garete con un gran excedente de suministro. En cualquier caso, es un aspecto propio de la logística y recoge todos los recursos que necesita una empresa para el desempeño normal de su actividad.
• Compra: una vez tengamos el cálculo de necesidades debidamente estructurado, deberemos de proceder a la compra. En este paso deberemos de acordar el precio que más nos convenga con base en un presupuesto. De esta forma podremos introducir la variable periódica con nuestro proveedor para poder acceder a unos precios más competitivos.
• Obtención: la obtención se inicia con la firma de la orden de compra y consiste en lograr las empresas proveedoras que respondan a los estándares de calidad de la empresa y que no sufran retrasos ni penalizaciones.
• Una vez la empresa de suministros haya obtenido los bienes que la empresa le había encargo, comienza la fase de almacenamiento. En este proceso, la empresa suministradora deberá de custodiar el pedido desde la obtención hasta el reparto final a la empresa.
• Una vez llegue la fecha de entrega, se procede a su distribución.
• No obstante, una gestión de stocks eficiente será necesaria para atender variaciones en la demanda. Se deberá de contar con un stock de seguridad que nunca podrá superar la capacidad de instalación.

Como ocurre también con la viabilidad de un proyecto, las provisiones suceden a un plan de aprovisionamiento previo que permita estudiar todos los riesgos inherentes de la compra de suministros.

Más acepciones de aprovisionamiento

Este término no es únicamente empleado en el ámbito económico. De hecho, los deportistas hablan de aprovisionamiento para referirse a todo aquel equipo que necesitan para el desempeño de sus actividades. Por ejemplo, el casco para un ciclista o el regulador para un buceador.

También es muy empleado para referirse a la compra de bienes o servicios a empresas o agentes externos a uno mismo. Esto se hace para minimizar costes y suele tener lugar en subastas o licitaciones.

En resumen, el aprovisionamiento es la función logística que usa una empresa para proveerse de todos los recursos que necesita para el desempeño de su actividad económica.

En este tipo de procesos es muy importante la precisión en el tiempo (periodicidad y exactitud en la fecha acordada) y la cantidad calculada para el suministro (quedarnos cortos significaría desatender la demanda y quedarnos con excedentes podría hacernos perder mucho dinero).