Albarán

Según el diccionario de la Real Academia Española un albarán es la “nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía”.

Por lo tanto estamos hablando de un documento utilizado muy frecuentemente en el tráfico mercantil cuya utilidad es la justificación de la correcta entrega y recepción de mercancías.

El albarán no es un documento obligatorio, pero tiene mucha importancia y es muy conveniente utilizarlo como comprobante y, en su caso, como prueba de la entrega de las mercancías y en qué estado se han entregado.

Aunque su aspecto y su contenido son casi idénticos a los de una factura no es una factura y, por tanto, no puede sustituir a ésta, es decir, no produce los efectos jurídicos ni económicos de la factura ni nos exime de emitir y entregar dicha factura.

La factura final puede ser referida a una sola entrega (un solo albarán) o a varias entregas (varios albaranes).

Por ejemplo, si tenemos un cliente al que suministramos con cierta periodicidad un artículo que utiliza en su actividad, digamos una clínica que utiliza vendas, y nos va pidiendo dicho artículo según sus necesidades, digamos que cada lunes nos pide determinado número de vendas según las que haya consumido, vamos entregando, semana a semana, dichas vendas por lo que si un mes ha tenido cuatro lunes y hacemos una factura mensual esta se referirá a cuatro entregas y, por tanto, a cuatro albaranes conteniendo la suma de todos ellos.

Entrega y firma del albarán 

Al comprador que recepciona dichas mercancías se le entregará también el albarán con original y copia.

El comprador se queda con el original y firma la copia que devuelve al vendedor.

Ésto no sólo es importante para el vendedor que, como hemos dicho, tiene en su copia firmada un justificante de haber entregado las mercancías, sino también para el transportista porque a él también le justifica que ha entregado dicho género en buen entado.

Por lo tanto el comprador que recepciona las mercancías debe comprobar que se le han entregado en buen estado ya que en la firma del albarán así lo reconoce.

Es, por tanto, una mala práctica el que el transportista entregue las mercancías y, en el mismo momento, el albarán para su firma sin dar al comprador el tiempo necesario para comprobar que han llegado sin ningún deterioro.

Si luego de recibir la mercancía y firmar el albarán resulta que descubrimos que está en mal estado:

• Si los desperfectos son por culpa del transportista la firma del albarán le exime de responsabilidades por lo que vendedor y comprador tienen aquí un problema ya que no podrán reclamarle.
• Si los desperfectos son de origen el comprador tiene, con el albarán en la mano, un plazo de treinta días para reclamar al vendedor.

Plazos de pago

Otro efecto muy importante que tiene la fecha de la entrega de las mercancías que está justificada con el albarán firmado es la fijación del plazo de pago ya que la Ley sobre morosidad (Ley 3/2004 de 29 de diciembre según nueva redacción por la Ley 15/2010 de 5 de julio) da un plazo máximo de pago de sesenta días desde la recepción de las mercancías, no desde la emisión o recepción de la factura, por lo que el momento de la firma del albarán determina el cómputo de este plazo de pago.

¿Estamos obligados a conservar los albaranes?

El albarán es un documento estrictamente comercial y, por ello, no tiene ningún valor justificativo ante la Agencia Tributaria.

Sin embargo hay supuestos en los que sí sería obligatoria su conservación:

• Si la factura cumple todos los requisitos de facturación y, por lo tanto, en su concepto se ve toda la información necesaria no es necesario conservar el o los albaranes.
• Si, por el contrario, la factura no detalla lo que ha vendido sino que se limita a poner el número de albarán sin más información será, en este caso, necesario que el albarán acompañe a la factura porque sin él no tendríamos la información requerida legalmente para las facturas, por lo que entonces sí estaremos obligados a conservar el albarán durante todo el tiempo que estemos obligados a conservar la factura.

Según el Código de Comercio establece un periodo mínimo de conservación de seis años, por su parte la Legislación Tributaria nos obliga a conservarlas hasta el periodo de prescripción del impuesto al que afectan.

La conservación puede ser en papel o por medios electrónicos que sean fácilmente accesibles. También pueden ser conservados por un tercero que nos preste este servicio de conservación de documentos.

En todo caso no está de más, para cualquier duda o ampliación de lo hasta aquí dicho, conocer la normativa aplicable a nuestras obligaciones de facturación que es

• Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación.
• Orden EHA/962/2007 de 10 de abril por el que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
• Ley 58/2003 de 17 de diciembre General Tributaria.
• Código de Comercio.
• Ley 37/1992 del IVA.

Cómo hacer un albarán

Al no ser un documento requerido legalmente no existe una normativa reguladora de su contenido, sin embargo está muy claro que debe contener, al menos la información sobre:

• Número de albarán.
• Lugar y fecha de la entrega de las mercancías.
• Datos del vendedor: nombre, NIF y domicilio.
• Datos del comprador: nombre, NIF y domicilio.
• Descripción de las mercancías que se entregan con detalle de su número, calidades, peso, etc.
• Espacio para la firma y/o sella de la persona que recibe las mercancías.

No hemos incluido en esta enumeración los datos económicos de la entrega como el precio por unidad, el precio total como base imponible, los impuestos aplicables como el IVA, etc. No suele ser necesario incluir esta información en nuestro albarán pero tampoco hay ninguna razón para no incluirla y, de hecho, es muy habitual que esté en el albarán.

En todo caso cuanto más información incluyamos será más fácil la gestión posterior de la entrega y de la facturación.