Administrador

Todas las empresas buscan alcanzar unas determinadas metas, y para lograrlo cuentan con unos recursos que son limitados y que, por tanto, deben ser bien gestionados. Para ello existe la figura del administrador, que se encarga de tareas tan complejas como la planificación y la organización de los recursos, la dirección de los recursos humanos y el control de la actividad en general. Esto implica que tiene que asumir diferentes roles y además contar con unas habilidades personales y profesionales muy específicas.

¿Qué es un administrador?

El administrador es la persona encargada de llevar a cabo las actividades que son necesarias para que la organización pueda alcanzar las metas que se ha planteado. Aunque vamos a hacer referencia básicamente al administrador dentro de la empresa, no hay que olvidar que también hay administradores dentro de ciertos grupos sociales como las comunidades de vecinos. En realidad, las tareas asumidas por los diferentes tipos de administradores son similares, ya que en ambos casos se trata de hacer una buena gestión de los recursos para alcanzar los objetivos previstos.

A nivel técnico, existen diferentes definiciones de lo que debe entenderse por administrador. Mientras que Henry Fayol definió la administración desde el punto de vista del control, Tom Peters la vio más como una forma de gestionar o de hacer. Por su parte, Michael Porter equiparó el término administración con el de pensar, y Warren Bennis aproxima el concepto al liderazgo. Mientras que Herbert Simon considera especialmente destacable la toma de decisiones.

Los expertos creen que ninguno de estos teóricos estaba equivocado. Porque, en realidad, administrar implica hacer todas las cosas que ellos ya tuvieron en cuenta: controlar, hacer, pensar, liderar y tomar decisiones.

En definitiva, el administrador es el encargado de asumir las funciones del proceso administrativo, que son: planificar, organizar, dirigir y controlar.

Las funciones del administrador

Planificación

En esta fase el administrador examina los recursos que tiene disponibles y empieza a pensar en cómo va a utilizarlos para alcanzar las metas que se ha propuesto la empresa. Hacerlo bien implica tener capacidad para pensar a futuro.

Organización

Tras la planificación es hora de dividir las diferentes tareas que hay que realizar entre los diferentes miembros de la organización para alcanzar los objetivos. Aquí el gestor tiene que buscar a las personas más capacitadas para cada tarea, suministrando además los recursos necesarios para que estas puedan hacer su trabajo.

Dirección

El viejo perfil de jefe ya no es aplicable en las organizaciones actuales, ahora lo que se lleva es el liderazgo. Con su forma de ser y de actuar, el administrador debe ser capaz de influir positivamente en las personas que están bajo su dirección. Una buena comunicación es fundamental para motivar a los empleados y que estos realicen bien sus tareas.

Controlar

Mientras los empleados desempeñan su trabajo, al administrador le corresponde hacer un control de cómo lo están haciendo y tomar medidas correctivas si fuera necesario. Esta labor de control ayuda además a que en los siguientes proyectos las labores de planificación, organización y dirección se vuelvan más sencillas.

Habilidades de un buen administrador

En su trabajo, el gestor tiene que asumir muchas tareas que no son sencillas. Para poder hacerlo con éxito debe contar con una serie de habilidades personales y profesionales que le resultarán esenciales:

• Habilidad técnica: debe tener los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo todas y cada una de las tareas en las que se divide la labor de administración.
• Habilidad humana: dado que trabaja con personas, debe tener bien desarrollada su empatía para entender ciertas actitudes, saber tratar a diferentes perfiles de empleados y ser capaz de motivar a quienes tiene bajo su mando.
• Habilidad conceptual: tiene que ser capaz de entender la organización como un todo que se ve afectado por factores externos (crisis, cambios en el mercado, etc.) e internos (escasez de recursos, alta rotación de personal, etc.) y establecer objetivos acordes a la situación real de cada momento.
• Habilidad política: el administrador tiene que ser un buen negociador y establecer contactos, ya que esto puede garantizarle a su organización un mejor acceso a recursos que son escasos.

Gracias a estas habilidades el administrador puede llegar a asumir diferentes posiciones dentro de la empresa. Unas veces actuará directamente como líder guiando a los equipos de trabajo hacia la consecución de los objetivos. Pero en otros casos actuará desde una posición de informador, asegurándose de que la información importante llega a todos los miembros de la organización, e incluso actuando como portavoz de la empresa frente a terceros ajenos a la misma. Por último, está su posición como agente decisor, que hace que tenga que ser él quien tome las decisiones más importantes.

La labor del administrador es compleja y se subdivide a su vez en diferentes tareas. Dado que su trabajo tiene una importancia trascendental en el éxito o el fracaso de la empresa, conviene elegir para asumir este puesto a personas bien formadas, con experiencia, y con las habilidades necesarias.