Abastecimiento

El Diccionario de la RAE define abastecer como “proveer a alguien o a algo de bastimentos, víveres u otras cosas necesarias”

Por tanto, el abastecimiento es la acción y efecto de proveer a alguien de cosas que necesita.

Ese “alguien” al que abastecemos puede ser cualquiera, por ejemplo puede ser:

• Un consumidor al que hay que proveer de bienes de consumo como comida, ropa, electrodomésticos, combustible, energía, etc.
• Una organización a la que se le suministrará lo que necesite para sus fines: por ejemplo a un hospital habrá que facilitarle medicamentos y aparatos pero también otras muchas cosas como luz eléctrica, comida para los pacientes, uniformes, etc.
• Una empresa que necesita también cosas: materias primas para fabricar, mercancías para revender, máquinas y herramientas para su producción, medios de transporte, etc.
• Cualquier entidad pública desde el Estado, las Comunidades Autónomas, los municipios, cualquier organismo o empresa pública, todos ellos también van a necesitar insumos de muchas cosas que necesitan, no sólo material de oficina o equipos y programas informáticos, sino muchísimas otras cosas.

La cadena de suministro

La cadena de suministro es una estructura creada para aprovisionar a sus destinatarios mediante la aplicación de procedimientos logísticos adecuados y eficaces.

Por explicarlo: los ejércitos de la Edad Moderna, los que luchaban, por ejemplo, en la Guerra de los Treinta Años (1618-1648) no tenían ningún tipo de infraestructura logística, cuando llegaban a una población se hospedaban en las casas particulares de los que allí vivían y para atender sus necesidades (como comer) utilizaban las reservas de esa población, por lo que que viniera a tu pueblo el ejército era una auténtica calamidad porque te invadían tu casa y se comían tus reservas alimenticias.

En nuestro Siglo XXI cualquier ejército, grande o pequeño, tiene su propia infraestructura logística y sus cadenas de suministro: tiene personas que se encargan de comprar todo lo necesario y cocineros y cocinas de campaña, por lo que los aprovisionamientos están garantizados.

La gestión de la cadena de suministro (GCS) es el conjunto de herramientas y procedimientos para gestionar de manera eficiente a los proveedores, fabricantes, distribuidores y puntos de venta, consiguiendo que los productos necesarios se produzcan y distribuyan en la cantidad adecuada, en los lugares y momentos más convenientes, consiguiendo con ello reducir costos y satisfacer los requerimientos del suministrado.

La gestión logística consiste en planear, controlar y poner en práctica un flujo y almacenamiento eficientes de productos desde el punto de origen hasta el de su consumo.

El abastecimiento de las empresas

En este ámbito el abastecimiento tiene una importancia capital.

Las compras de aprovisionamientos, de materias primas, mercaderías, productos auxiliares para la producción y otros aprovisionamientos son fundamentales porque suponen, habitualmente, un porcentaje muy importante del costo final de los productos y servicios que resultan de la actividad de la empresa.

Y no sólo tienen esta importancia económica directa, además la gestión de compras también es importante porque será necesario que el flujo de entrada de estos insumos sea el adecuado para que la producción tenga continuidad: por un lado si no se gestiona bien puede ocurrir que la producción se pare porque no hay los materiales necesarios y, por otro lado, la gestión de compras bien gestionada supondrá un ahorro de costos muy relevante.

En un momento dado la empresa puede fabricar sus propios suministros y proveerse a sí misma.

Es posible que una empresa, en épocas de gran demanda, subcontrate parte de su producción a terceros o, incluso, que existan empresas que lo hagan permanentemente.

Sin embargo, es difícil ser excelente en todos los puntos del proceso productivo, en general (haciendo cálculos) suele ser más eficiente, económico y práctico comprar las materias primas o las mercancías a proveedores externos.

Esta gestión de insumos a otras compañías puede hacerse de varios modos:

• Compras tradicionales a diversos proveedores según la oferta que exista en el mercado y buscando rentabilidad a corto plazo.
• Outsourcing se selecciona y reduce el número de proveedores llegando a acuerdos de suministro con permanencia en el tiempo y realizando subcontrataciones o, incluso, algún tipo de asociación con cada proveedor; es una estrategia con miras a más largo plazo y buscando la mejor calidad y precio.
• Partnership la integración entre el proveedor y el negocio suministrado es mucho más proactiva.
• Alianzas estratégicas va más allá del caso anterior, llegando a realizar negocios conjuntos.
• Cuasi integración vertical el suministrador es una sociedad controlada por el comprador, de esta manera se asegura sus suministros y condiciones de manera absoluta.
• Redes keiretsu inventado en el Japón, es una asociación de proveedores para garantizar los suministros del negocio; el suministrado suele asistir financieramente a sus proveedores mediante operaciones de compra de acciones y títulos de sus sociedades.

El ciclo de abastecimiento

Nos referimos a toda la actividad que realiza la empresa para conseguir y gestionar sus insumos: compras, recepción, almacén e inventarios.

Las compras pueden consistir en adquisiciones puntuales de insumos que necesita el negocio en un momento concreto o compras habituales y periódicas de materias primas o mercaderías que forma parte permanente de nuestro ciclo productivo.

Dependiendo de la situación y las necesidades habrá que buscar, seleccionar y negociar con los proveedores oportunos según las posibilidades que acabamos de ver en el punto anterior.

El resto del ciclo es un circuito cerrado, se recibe lo comprado, se almacena, se inventaría y, gracias a todo esto, la gestión de almacén nos va a informar de las necesidades de nuevas compras según se vaya gastando o utilizando lo que ya tenemos en el almacén.

Existen los sistemas APS (Advanced Planning and Sheduling) que son aplicaciones informáticas que integran todas las actividades de este ciclo de compras, la gestión de inventarios, almacén, selección de proveedores, compras, control de facturas recibidas y pagos, etc. consiguiendo con ellos una gestión mucho más eficaz.

Gestión administrativa de insumos

No podemos terminar este artículo sin hacer una breve exposición de cómo afectan los abastecimientos al departamento administrativo contable del negocio.

En primer lugar será siempre necesario realizar una correcta gestión de tesorería: consiste en tener un control con previsiones de los cobros que se van a conseguir, con sus fechas efectivas, y los pagos que se van a tener que afrontar, también con sus fechas; la idea es tener la menor cantidad de dinero en la caja y las cuentas bancarias (porque ese dinero de más lo podrá utilizar la sociedad en realizar inversiones productivas) pero, a la vez, ser capaz de afrontar en plazo los vencimientos de pagos sin que se produzca falta de liquidez, que sería un grave problema para la empresa.

Por otro lado la adquisición de suministros y otras compras debe ser contabilizada: todas estas compras suponen un gasto (habitualmente muy importante) que formará parte de la cuenta de resultados.

Por ello el gasto que supone comprar se computará, al Debe, en cuentas del grupo (6), en concreto del subgrupo (60) de compras y otros aprovisionamientos.

La deuda que supone esta compra, desde que se recibe su factura hasta que se paga al proveedor, es una operación de tráfico de la empresa por lo que se registrará en las cuentas de proveedores del subgrupo (40) al Haber.