Software doble uso

¿Qué es el software de doble uso?

El software de doble uso es aquel que permite gestionar una doble contabilidad de una empresa. Se denomina así también al software de facturación que permite la anulación de las ventas o manipulación de las facturas una vez generadas.

Este software facilita la evasión de impuestos, la defraudación, y la ocultación de la realidad económica al permitir alterar los datos reales o añadiendo datos ficticios, y/o permitiendo que otros programas accedan a la base de datos e interactúen con los registros guardados una vez que han sido generados.

Hay que diferenciar y no confundir los múltiples usos que tiene cualquier software y de la utilidad que eso proporciona para beneficio de las empresas, con los programas informáticos que deliberadamente permiten alterar los registros de la contabilidad o de las ventas, que son los que se tratan en este artículo.

¿Cómo se puede evitar el software de doble uso?

Por una parte, el Consejo de ministros al aprobar el Real Decreto pretende concienciar a los usuarios frente al incumplimiento fiscal permitiéndoles remitir sus facturas recibidas a la Administración para su verificación. Y, por otra parte, ha incorporado la obligación, por parte de los productores y comercializadores, mediante declaración responsable, de que sus sistemas y programas informáticos de facturación, contables, o de gestión de las empresas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Estos requisitos no limitan la posibilidad de modificar una factura si así lo exige el normal funcionamiento de la relación comercial, sino la supresión o alteración con fines de ocultación.

Con esta última obligación, lo que realmente se pretende conseguir es impedir la producción, comercialización, uso o la simple posesión del software de doble uso. De esta forma se pretende exigir que los sistemas informáticos tras emitir una factura generen una anotación en el sistema para su envío directo o en diferido a la AEAT.

La normativa se centra en estandarizar los procesos de facturación de empresarios y profesionales, promoviendo la transparencia y la integridad en las transacciones comerciales. Al adoptar estos requisitos, se busca garantizar la eficiencia de los programas informáticos que respaldan los procesos de facturación, así como la estandarización de los formatos de los registros de facturación.

¿Por qué es relevante para tu empresa?

La implementación de esta regulación no solo cumple con las directrices establecidas por Hacienda, sino que también abre oportunidades para optimizar los procesos fiscales de tu empresa. Al adoptar programas que cumplen con estos requisitos, no solo te alineas con las normativas fiscales vigentes, sino que también fortaleces la seguridad y la confiabilidad de tus transacciones comerciales.

• Prevención de doble uso: Evitar el "software de doble uso" garantiza que tu facturación sea transparente y cumpla con los estándares éticos y legales.
• Eficiencia operativa: Al adoptar programas que cumplen con los requisitos, puedes mejorar la eficiencia de tus procesos de facturación, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
• Seguridad de datos: La estandarización de los formatos de los registros de facturación contribuye a una mayor seguridad de los datos, protegiendo la información financiera sensible de tu empresa.

¿Cómo puedes adaptarte?

Asegúrate de que los sistemas y programas informáticos utilizados en tu empresa cumplan con los nuevos requisitos establecidos por Hacienda. Consulta con tu proveedor de software o considera la posibilidad de actualizar tus sistemas para garantizar la conformidad con esta regulación.

¿Quién está obligado?

El Reglamento es aplicable en todo el territorio español y en los territorios históricos del País Vasco y en la Comunidad Foral de Navarra siempre y cuando las empresas tengan domicilio fiscal en territorio común, y teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla

¿Cuándo entra en vigor la prohibición?

Las empresas deberán tener adaptados sus sistemas de facturación al reglamento antes del 1 de julio de 2025.

Los productores y comercializadores de software deberán tener disponibles los sistemas informáticos de facturación totalmente adaptados al reglamento antes de cumplirse 9 meses desde la publicación de la Orden Ministerial.