Facturación Electrónica

La factura electrónica es un documento igual en su contenido y efectos legales que una factura en papel. En su elaboración, deben seguirse los criterios establecidos con carácter general en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre por el que se regulan las obligaciones de facturación. La diferencia con la factura de papel es que se elabora, se envía y se recibe a través de medios electrónicos.

La obligación de realizar facturas electrónicas en nuestro país no es algo nuevo, sino que ya lleva cerca de 9 años, desde enero de 2015, siendo obligatoria en cualquier transacción de entrega de productos o de prestación de servicios para aquellos proveedores que trabajan con las Administraciones Públicas debiendo emitir sus facturas en formato electrónico Factura-e.

Recientemente, la Ley Crea y Crece para luchar contra la morosidad y poder observar los plazos de pago, la hace obligatoria para todos los autónomos y empresas en sus relaciones comerciales o mercantiles con otros profesionales o empresas dentro del territorio español, sin importar su sector de actividad.

¿Cómo va a funcionar la factura electrónica?

Para poder cumplir con esta ley, primero hay que tener un software que cree la factura en un formato de datos estructurado, es decir, el programa debe generar un fichero que pueda ser intercambiado con otro software. Aunque esto ya existía con sistemas como EDI, era y es de uso casi exclusivo de las grandes superficies de distribución y de sus proveedores.

Ahora, se pretende que todos los fabricantes de software se adapten al nuevo formato estructurado para que puedan intercambiarse entre sí de forma descentralizada estos ficheros evitando errores y agilizando la gestión de facturas. Además, todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que debe contener el nif, número y serie y fecha de expedición.

En segundo lugar, el software enviará a una plataforma pública o privada la factura en formato estructurado, y este tendrá algunos días para aceptar o rechazar la recepción enviando un acuse de recibo.

Pero, en resumen, ¿Qué es la factura electrónica?

Todo el mundo sabe que una factura es un documento oficial que emite una empresa o autónomo como justificante de la entrega de un bien o la prestación de un servicio.

Pues bien, la factura electrónica tiene el mismo valor oficial que la factura impresa puesto que cumple con la misma normativa legal. La diferencia es que se emite y se recibe a través de un sistema informático.

¡Pero cuidado!, no debemos confundir el envío de una factura por medios electrónicos, con una factura electrónica.

Todos nos hemos acostumbrado a enviar un email a nuestro cliente adjuntando la factura en formato PDF, pero eso no se puede considerar una factura electrónica propiamente dicha, no cumple o no se aplica un mecanismo y protocolo de creación, seguridad e intercambio regulado por una norma.

Esto nos lleva a hablar de los tipos de facturas electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas

Sin entrar en demasiados tecnicismos, hemos de distinguir 2 tipos.

• Facturas en formato no estructurado.

Las facturas que son enviadas por correo electrónico en formato PDF, o escaneadas y convertidas en cualquier formato de imagen, se les denomina facturas electrónicas no estructuradas ya que, para ser contabilizadas o integradas en el programa de gestión del destinatario, hay que hacerlo con un proceso manual o mediante un sistema de escaneado que no supone casi ningún ahorro de tiempo respecto a la introducción manual.

• Factura electrónica con formato estructurado

Esta es la verdadera factura electrónica, la que se emite en un formato que es compatible para ambos sistemas informáticos, el emisor y el receptor. El emisor envía una factura al receptor y este tan solo tiene que leerla con su sistema informático para incorporarla a su contabilidad, o a un sistema de pago, o incorporar el stock de los productos al programa de facturación destinatario. Dentro del formato estructurado, se han establecido muchos tipos de formatos para compatibilizar ambos sistemas, pero el más popular es el XML, pero existen el UBL (Universal Business Language), EDIFACT, FACTURAE, etc.

¿Cuándo hay que adaptarse a la factura electrónica?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) ha introducido como novedad la obligación de emitir facturas electrónicas en todas aquellas relaciones comerciales que se establezcan entre empresarios y profesionales. Sin importar de qué tipo de operación se trate o el sector de actividad.

En una primera fase, prevista para principio de 2025 la obligación recaerá sobre aquellos cuyo nivel de facturación supere los ocho millones de euros anuales. En este punto hay que tener en cuenta que, si esta empresa factura a un autónomo o a otra empresa que aún no esté obligada a facturar electrónicamente, la empresa emisora no podrá obligar al cliente a recibirla, con lo cual, en este caso adjuntará la factura en PDF.

Para el resto de los autónomos y empresarios, el uso de la facturación electrónica se demora hasta principio de 2026.

No será obligatoria la emisión de la factura electrónica en aquellas operaciones que se documenten con facturas simplificadas, salvo que el destinatario sea un empresario o profesional y así lo exija.

Independientemente del plazo de aplicación de la ley, lo más razonable es adelantarse cuanto antes para que cuando llegue el momento, no existan inconvenientes en la implantación, formación o adaptación al nuevo sistema de facturación.

Los cambios también afectan a las soluciones tecnológicas y plataformas que ofrecen servicios de facturación electrónica, ya que estos sistemas deberán garantizar su interconexión y la interoperabilidad de manera gratuita.

¿Qué debo hacer para adaptarme a la obligatoriedad de las nuevas normativas sobre facturación?

Como empresa o profesional, a partir de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, deberás disponer de un programa de facturación para generar, enviar y conservar las facturas electrónicas que esté adaptado y homologado a este nuevo sistema.

Además, en referencia a la Ley Antifraude 11/2021, el software deberá tener la posibilidad de enviar el registro de facturación al sistema Veri*Factu de la AEAT.

Una buena recomendación es que cuentes con un programa que esté certificado de un fabricante de software de confianza mucho antes de su entrada en vigor para no andar con prisas y carecer de un periodo de adaptación. Así tu personal se habituará a hacer el envío y verificación de las facturas a las distintas plataformas.

Ventajas de la facturación electrónica

Después de escuchar y leer tanto sobre la factura electrónica, es posible que te estés preguntando sobre las ventajas que puede ofrecerte como empresario en el normal funcionamiento de tu empresa.

A priori, todo lo que sea digitalizar la empresa y automatizar procesos, supone un ahorro de recursos ya que se necesitan menos sistemas de impresión con la consiguiente disminución del gasto de compra y mantenimiento. Tampoco se necesitan espacios exclusivos para almacenar toda la documentación que se genera.

Ahorro de tiempo. Se dedica menos tiempo a emitir las facturas, a gestionar la recepción, a contabilizarlas, archivarlas, enviarlas por correo postal, e incluso al transcribir un documento que hay en formato físico al sistema informático, evitando errores.

La rapidez es otra de las ventajas de la factura electrónica, ya que todo es automático. El cliente recibe la factura en el mismo momento de ser creada y nosotros recibimos la factura del proveedor en el mismo momento que nos la emite. Esto nos permite tener un control de gastos e ingresos más efectivo.

Además, es una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales, ya que será obligatoria la comunicación de los plazos de pago de las facturas recibidas. La Ley prevé que se incorporen incentivos para el cumplimiento de los plazos de pago.

También interviene el factor ecológico ya que se hace menos uso de los recursos del planeta, generamos menos desechos plásticos, necesitamos menos papel y hay menos movimiento de transporte lo que genera menos emisiones de CO2.