Ventajas de la nube en la gestión empresarial

En la actualidad, con la continua transformación digital, disponer de un ERP en la nube o un programa en la nube del tipo SaaS (Software as a Service) ya no es un servicio exclusivo de grandes empresas, ya está consolidado como una herramienta esencial para las empresas de todos los tamaños y sectores. Este tipo de software ERP basado en la nube ofrece acceso a aplicaciones de software a través de internet, eliminando la necesidad de instalar y mantener programas localmente.

Adoptar el software en la nube no solo es una inversión en tecnología, sino también en flexibilidad, innovación y competitividad. Las empresas que comprendan y aprovechen sus beneficios estarán mejor preparadas para avanzar con mayor robustez que su competencia.

Las ventajas y desventajas del ERP en la nube son clave para decidir si este modelo es la mejor opción para una empresa. Mientras que facilita la escalabilidad y el acceso remoto, también implica ciertos retos, como la dependencia del proveedor y la necesidad de una conexión estable a internet.

Ventajas del ERP en la nube

Reducción de costes operativos

Ciertamente, el uso de un software ERP en la nube elimina la necesidad de grandes infraestructuras locales, como servidores, licencias, sistemas de almacenamiento de datos y de las copias de seguridad, mantenimientos de hardware, pago de suscripciones a las actualizaciones, etc. Las empresas solo pagan por los recursos que consumen, lo que convierte a la nube en una opción más justa para las empresas que no requieren muchos recursos o se encuentran en una fase inicial de su actividad.

En la nube, son los proveedores de los servicios los que directamente gestionan los costes de mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico, lo que reduce significativamente las tareas que deben soportar los clientes.

Escalabilidad y flexibilidad

Un sistema ERP en la nube se adapta a las necesidades de cada empresa. Si una organización experimenta un crecimiento rápido o bien variaciones en la demanda, por lo que permite a las empresas ajustar fácilmente sus recursos según las necesidades. Por ejemplo, durante períodos de alta demanda, una empresa puede solicitar a su proveedor un aumento de prestaciones de su software o de las funciones de este. De igual forma, cuando la demanda disminuye, se puede solicitar una reducción de servicios.

Acceso remoto, movilidad y colaboración

El ERP en la nube permite a los usuarios acceder a la información y gestionar procesos desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto ha sido especialmente relevante en un mundo pre y post-pandemia, donde el trabajo remoto se ha vuelto una norma. Los usuarios pueden teletrabajar en tiempo real y acceder al software de su empresa desde sus dispositivos personales, mejorando la conciliación, la productividad, la captación de talento lo que está facilitando la continuidad del negocio y contribuyendo a una mejor gestión de inventario.

El software en la nube facilita la colaboración en tiempo real entre equipos permitiendo una mejor comunicación y mejora la eficiencia operativa permitiendo que los empleados trabajen juntos en proyectos compartidos, independientemente de su ubicación.

Actualizaciones automáticas

Los proveedores de software de gestión en la nube ofrecen mejoras constantes en sus servicios y actualizaciones, lo que garantiza que los usuarios siempre trabajen con la versión más reciente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que las empresas tengan acceso a las últimas actualizaciones, parches de seguridad y mejoras de rendimiento sin interrupciones.

Cumplimiento normativo y mayor seguridad

El alojamiento en la nube en centros de datos de alta seguridad garantiza protección avanzada frente a ciberataques y brechas de datos. Los principales proveedores de SaaS suelen cumplir con normativas internacionales de seguridad y privacidad, como GDPRD o ISO 27001. Además, implementan medidas avanzadas de protección, como encriptación de datos, autenticación de múltiples factores y monitoreo constante.

Software en innovación constante

El ERP en la nube fomenta la innovación continua, ya que los proveedores buscan mantenerse competitivos ofreciendo nuevas funcionalidades y mejoras. Las empresas que adoptan este tipo de software pueden acceder rápidamente a tecnologías avanzadas, como inteligencia artificial y análisis de datos, sin necesidad de realizar grandes inversiones en investigación y desarrollo.

Desafíos del ERP en la nube

A pesar de sus numerosas ventajas, el software en la nube requiere que las empresas conozcan los desafíos a los que se enfrenta.

Dependencia del proveedor

Utilizar un programa ERP en la nube implica confiar en el proveedor para el acceso, el almacenamiento de los datos, el mantenimiento y la seguridad del software. Si el proveedor experimenta interrupciones en el servicio o problemas financieros, la empresa usuaria puede enfrentarse a tiempos de inactividad que afecten sus operaciones. Para mitigar este riesgo, es esencial elegir proveedores con una sólida reputación y contratos claros que incluyan acuerdos de nivel de servicio.

Seguridad y privacidad de los datos

Aunque los proveedores de software en la nube suelen implementar medidas de seguridad avanzadas, la exposición de datos sensibles en la nube puede ser un riesgo. Brechas de seguridad, ciberataques o accesos no autorizados pueden comprometer la privacidad de la información empresarial y de los clientes. Es clave seleccionar un proveedor de servicios que cumpla con estándares de seguridad robustos y considerar cifrar sus datos antes de almacenarlos en la nube.

Conectividad a Internet

El ERP en la nube para pymes depende completamente de una conexión a internet estable. Cualquier interrupción en la conectividad puede afectar la capacidad de los empleados para realizar sus tareas. Para minimizar este riesgo, las empresas pueden invertir en soluciones de respaldo de internet, como conexiones redundantes o redes móviles.

Otros costes

Aunque este tipo de software reduce los costes iniciales, los gastos recurrentes pueden acumularse con el tiempo, especialmente si una empresa no utiliza un software global y utiliza múltiples aplicaciones con suscripciones individuales. Además, el crecimiento del número de usuarios o prestaciones adicionales puede tener costes adicionales más altos de los previstos por lo que es importante conocer con antelación los precios de la escalabilidad en caso de ser necesaria. También es recomendable analizar regularmente las prestaciones del software contratado para no pagar por algo que no se utilizar.

Problemas de integración

Es muy posible que para cada área productiva de las empresas se utilicen distintas soluciones de software. La falta de integración entre estas aplicaciones puede generar ineficiencias y duplicidad de datos. Es recomendable optar por un ERP de gestión en la nube que ofrezca compatibilidad e integraciones predefinidas con otras herramientas empresariales es clave para evitar este problema.

¿ERP en local o en la nube?

La elección de un ERP on premise o un ERP en la nube depende las necesidades específicas de cada empresa. Evaluar los pros y contras de cada modelo es clave para una toma de decisiones acertada.

El ERP es la nube representa una solución moderna para la gestión de empresas en la nube, aportando eficiencia y escalabilidad. Sin embargo, también es importante conocer los desafíos que presenta y elegir de manera cuidadosa al proveedor. Con la estrategia adecuada, las empresas pueden aprovechar al máximo las ventajas de esta tecnología y optimizar la gestión empresarial.