Transformación digital, qué es y cómo llevarla a cabo

Las personas y, por lo tanto, las empresas del Siglo XXI en sus primeros años, vivimos inmersos en la llamada cuarta revolución industrial que está suponiendo un radical cambio con la implementación, de manera cada vez más rápida y generalizada de nuevos métodos y procedimientos en todos los ámbitos.

Pero, incluso antes de llegar a este punto revolucionario, ya se han producido cambios que hacen obsoletos los procedimientos de producción y gestión a los que las personas que ya tenemos una edad estamos acostumbrados.

En nuestro mundo actual está omnipresente internet lo que ha convertido todo el planeta en un sitio muy pequeño produciendo el fenómeno de la globalización y, además, creando nuevas herramientas y oportunidades para todo tipo de actividades (también las productivas).

Si tenemos una empresa (sea grande, mediana o pequeña), no nos queda ninguna otra alternativa que no sea adaptarnos, utilizar y aprovechar el mundo digital que nos rodea.

¿Por qué hay que digitalizar la empresa? ; no tenemos otra alternativa por varias razones:

Alcance comercial

En nuestro tiempo y con la llamada aldea global las ventas de nuestros productos y servicios pueden alcanzar cualquier punto del planeta.

Para vender nuestro producto necesitamos tener una buena reputación en internet lo que no vamos a conseguir si únicamente tenemos un sitio web más o menos bueno y cierta presencia en redes sociales; nuestro nombre y nuestra marca deben cuidar este buen nombre y, además, POSICIONARSE en internet lo que requiere un trabajo importante y para el que necesitaremos a profesionales que sepan hacerlo.

Nuestro producto y nuestra marca deben ser accesibles a los clientes potenciales para lo que deben poderlo encontrar con cierta facilidad, al menos en los ámbitos geográficos donde pretendamos venderlo; para ello deberemos gestionar, por métodos de publicidad de pago o por métodos naturales (posicionamiento SEO), nuestra presencia y aparición en los buscadores de internet (como Google o Yahoo y otros).

Además, si lo gestionamos bien nuestra empresa y producto pueden aparecer en los sitios web de otras personas o empresas, especialmente en las que están destinadas a la venta y distribución de productos como los nuestros.

El Big Data

El Big data y los sistemas NoSQL son herramientas que nos facilita la digitalización por los que podemos contar, analizar y aprovechar información sobre datos masivos de personas como, por ejemplo, posibles consumidores.

Es un complemento importantísimo del punto anterior, el alcance comercial, pero aumentado a un nivel exponencial.

La gestión de datos puede referirse, para empezar, a los datos históricos de nuestra empresa que, si ya existe desde algún tiempo, tiene de sus clientes pasados y potenciales pasados, pero también puede ir más allá.

Para la gestión de esta oportunidad de negocio deberemos contar con el equipo informático adecuado (sobre todo en lo referido al software) y con personal cualificado para este tratamiento.

Las redes sociales y los buscadores ya han implementado el uso constante, recurrente y masivo de esta herramienta, llegando a individualizar su publicidad con el conocimiento de las circunstancias personales de cada uno de sus destinatarios a través de unos instrumentos matemáticos llamados algoritmos.

Gestión

para todas las actividades de gestión, desde confeccionar las nóminas de los trabajadores, las facturas, la contabilidad hasta organizar la actividad productiva haciendo los cuadrantes u otros procedimientos necesarios, la digitalización no es que sea aconsejable, es que es imprescindible en nuestra empresa.

Por ejemplo: hace un siglo para realizar una contabilidad de sociedades completa era necesario tener uno o varios trabajadores a jornada completa que ordenaban la documentación y realizaban a mano los apuntes contables así como los balances, cuentas de resultados y demás documentos. Esto no estaría al alcance de una pequeña empresa ni, mucho menos, de una microempresa.

Hoy en día existen programas informáticos que resuelven esto de manera absolutamente eficaz y se puede confeccionar la documentación contable de manera sencilla, segura y dedicando una parte de nuestro tiempo a ella nada más.

Lo mismo sucede con todos los demás procedimientos de gestión de nuestra empresa, desde la gestión de almacén hasta la organización del trabajo.

Lo que está claro es que la digitalización de la empresa siempre reduce costes de gestión y producción y aumenta la eficacia y productividad de nuestra empresa.

En nuestras relaciones con las administraciones públicas

Especial importancia tiene el hecho de que en España las empresas, para la presentación de sus autoliquidaciones y declaraciones fiscales de todo tipo, ya no pueden confeccionarlas y presentarlas en papel, sino que están obligadas a hacerlo por internet utilizando el sitio creado, a tal efecto, por la AEAT y sus programas de ayuda a los diferentes impuestos o herramientas informáticas que sean compatibles con estos sitios públicos.

Para ello debemos gestionar y tener nuestro certificado digital que acredite que las presentaciones que realizamos son nuestras, se pueden utilizar otros métodos como la Cl@ve pin o, en algunos casos, la presentación por SMS pero para la gestión de una empresa seria esto no sería suficiente, es necesario el certificado digital emitido por la FNMT.

Esto ha evolucionado tanto que las empresas ya pueden (y en determinados casos están obligadas a) llevar sus libros de facturas emitidas y recibidas de IVA en la nube a través del sitio web de la AEAT con lo que la administración de Hacienda tiene un control al momento y con todo detalle de nuestra actividad económica.

Igualmente, las gestiones con la Seguridad Social ya no se pueden hacer de manera física presencial, hace tiempo que es necesario disponer de un certificado admitido por la Seguridad Social para realizarla: esto afecta a todas las empresas ya que, a partir de octubre de 2018, también es obligatorio para los empresarios que sean personas físicas.

Y qué decir de las gestiones ante el Registro Mercantil; ya no es posible legalizar libros contables en papel, hay que hacerlo electrónicamente igual que para presentar las cuentas anuales y realizar cualquier otra gestión ante dicho organismo.

Y con todas las demás gestiones de la empresa ante las administraciones públicas; cada vez más debemos realizar por internet todos los trámites utilizando nuestra acreditación digital para casi cualquier cosa como pedir una subvención, tramitar una licencia o impugnar una resolución administrativa. Incluso en los casos en los que todavía se pueda hacer en papel resulta más cómodo y barato hacerlo a través de la red.

Qué debemos tener en cuenta para digitalizar nuestro negocio

Desde luego, aunque sea básico e imprescindible, no es suficiente disponer de equipos informáticos, programas y conexiones a internet adecuados, hacen falta más cosas.

Lo primero que necesitaremos será contar con profesionales expertos que puedan implementar nuestros procedimientos y ocuparse de nuestra presencia en Internet.

Por otro lado, la digitalización debería comenzar por la dirección de la empresa que es la primera que debe realizar, conocer y adaptarse a estos cambios.

Sin embargo, no es suficiente con que la dirección se adapte: debemos formar a nuestro personal en los nuevos métodos y procedimientos para que los utilicen de manera fácil, cómoda y segura.

Si el cambio se hace bien no tiene por qué suponer ningún problema, ningún trauma ni afectar a la buena marcha de nuestro negocio o al bienestar de los que trabajan ahí; al contrario, será un cambio positivo y que aumentará la productividad y rentabilidad de nuestra empresa.