El sistema RED, qué es y cómo usarlo

El sistema de Remisión Electrónica de Datos a la Seguridad Social (sistema RED) fue implementado y regulado por la Orden ESS/484/2013 que ahora ha sido modificada por la OM ESS/214/2018 de 1 de marzo.

Esta modificación hace obligatorio para los trabajadores autónomos incorporarse a este modo de comunicar sus datos. Las nuevas obligaciones afectan tanto a los trabajadores autónomos (RETA), como a los trabajadores del sistema especial agrario (SETA) y a los del régimen especial de trabajadores del mar.

El afectado puede elegir, para cumplir esta obligación en sus trámites de datos, entre:

• Presentar sus declaraciones a través de un autorizado Red: un gestor administrativo, un abogado, un graduado social, profesionales que tienen habilitación para representar a sus clientes ante la Seguridad Social en este ámbito electrónico.
• Utilizar directamente los servicios electrónicos de la Sede electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

La obligatoriedad de estar conectado al sistema no es sólo para realizar trámites de afiliación, cotización y recaudación de cuotas sino también para recibir notificaciones y comunicaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Se concede a los autónomos un periodo transitorio de seis meses desde que entra en vigor la nueva normativa para irse adaptando al nuevo modo de cumplir sus obligaciones formales con la Seguridad Social, por lo tanto, la obligación es efectiva a partir del 1 de octubre de 2018.

Cómo acceder al Sistema RED

Como hemos dicho, los autónomos pueden realizar sus trámites a través de un autorizado Red.

Si, en lugar de esto, quieren acceder directamente ellos necesitan tener un sistema de autenticación que garantice su identidad.

Certificado electrónico que admita la Seguridad Social.

El acceso con certificado electrónico permite, además de la realización de los trámites que hemos enumerado, la presentación de solicitudes a través del registro electrónico.

Para obtener este certificado electrónico debemos, en primer lugar, visitar la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) donde solicitaremos el certificado; una vez que tengamos el código de solicitud debemos acudir a una oficina pública para acreditar nuestra identidad con dicho código (puede ser una oficina de la Seguridad Social, de Hacienda, Municipal u otras), tras lo cual se nos remitirá el certificado que deberemos instalar en nuestro navegador.

DNI electrónico. También permite la presentación de solicitudes.

Sistema Cl@ve permanente o Cl@ve PIN; consiste en la acreditación de identidad con los datos de nuestra documentación además de una clave de seguridad enviada por SMS.

Permite, además, la firma en la nube y el acceso a notificaciones telemáticas.

La ventaja de este sistema sobre el certificado electrónico o el DNI es que no necesitamos tenerlo instalado en el navegador así que podremos acceder, para realizar nuestros trámites, desde cualquier equipo que esté conectado a internet.

Para utilizarlo en trámites SEDESS necesitamos, en primer lugar, registrarnos en el sistema Cl@ve, lo que podremos hacer por vía electrónica con certificado digital o DNI electrónico o personándonos en las oficinas de la Seguridad social con servicio de registro en el Sistema Cl@ve.

Una vez que nos han dado de alta en el sistema debemos activarlo con el código que nos han dado, esto lo podemos hacer en:

SEDESS: Cl@ve: gestión de contraseñas / Activación de Usuario.

Una vez activado podemos optar por dos maneras de utilizar el sistema Cl@ve:

• Cl@ve PIN cuando utilicemos el servicio en momentos ocasionales y no de manera permanente; funciona a través de una clave que nos remite la Seguridad Social por SMS cada vez y cuya validez es muy limitada en el tiempo (hay que activarla en pocos minutos y podremos operar con ella durante unas horas nada más).
• Cl@ve permanente: es una contraseña fijada por el propio usuario que tiene una posibilidad de uso extensa en el tiempo, sin limitaciones. Está pensada para ciudadanos que utilizan estos servicios de manera recurrente. A veces es necesario reforzar el servicio con la obtención de una clave ocasional remitida por SMS como en el caso anterior.

Notificaciones telemáticas

Una vez inscrito para la posibilidad de realizar sus gestiones en el sistema RED, sea personalmente o a través de un autorizado o apoderado, el autónomo puede, como ya hemos dicho, recibir notificaciones telemáticas de la Seguridad Social, es decir, consultar, firmar y dar por comunicados los actos administrativos de la Seguridad Social.

Entre los actos que nos pueden comunicar están:

• Procedimientos recaudatorios: reclamaciones de deudas, providencias de apremio, otros actos del procedimiento de apremio y comunicación de los recargos e intereses correspondientes.
• Procedimiento administrativo de aplazamientos de pago de deudas con la Seguridad social.
• Procedimientos de devolución de ingresos indebidos.
• Moratorias y diferimientos.
• Resoluciones de la Tesorería General de la Seguridad Social sobre liquidaciones, sanciones e impugnaciones.

CUIDADO: la notificación se pone a disposición del interesado por un plazo de diez días y, si terminado el plazo no hemos accedido a la notificación, se dará por hecha.

Cuando se realice una notificación por esta vía la TGSS informa de su existencia a la dirección de email que hayamos facilitado al efecto.

Los autorizados Red podrán firmar también la notificación en nombre de sus autorizantes