Manuales de procedimientos y cómo usarlos para el control interno

Los manuales de procedimientos son una herramienta con la que la empresa, o cualquier otro tipo de organización, puede estandarizar su actividad, realizar una labor mucho más profesional y evaluar información del negocio.

El manual es una guía de los procedimientos operativos de la empresa, todos los que trabajan en ella deben tener acceso a él, conocerlo y cumplirlo. Sirve, también, para que se puedan cubrir las funciones de trabajadores que no están en algún momento (porque estén de baja o de vacaciones, por ejemplo).

Como elaborar un manual de procedimientos

El manual debe poder ser comprendido por cualquier persona, de dentro o de fuera de la empresa.

En todas las páginas del manual aparecerá un encabezado con el logotipo y el nombre de la empresa así como en nombre del propio manual. Este nombre constará de dos partes: el nombre del proceso genérico al que se refiere y el nombre del procedimiento específico.

En el pie de página haremos constar el número de cada página y el total (por ejemplo, página 2 de 8).

En la primera página únicamente constarán los títulos del manual.

A partir de la segunda página deberemos desarrollar lo siguientes puntos:

• Objetivo del manual cómo la aplicación del procedimiento va a alcanzar el objetivo que se propone.
• Abreviaturas, siglas y glosario de términos técnicos y códigos para que el documento se entienda bien. Cada procedimiento y parte del procedimiento contará con un código alfanumérico para su identificación rápida.
• Versión del manual para poder saber la trayectoria y modificaciones que ha sufrido ese procedimiento.
• Descripción del procedimiento debe explicarse de la manera más clara y sencilla posible. Para hacer más fácil su control comenzará esta descripción con el tipo de procedimiento de que se trate.
• Momentos de aplicación del procedimiento explicaremos la frecuencia con que el operario debe aplicarlo (horas, días, semanas o meses).
• Departamentos de la organización a los que afecta, además del destinatario directo del manual puede afectar a otras partes del negocio y personas, como contabilidad, compras, almacén, etc. En este apartado se fijará quién es la persona responsable última de la aplicación del manual.
• Recursos tecnológicos y materiales que van a ser necesarios.
• Establecimiento de normas y fijación de políticas de actuación.
• Recursos con que se cuenta: todo lo que se necesita para el procedimiento (técnicas, medios materiales, contactos, etc.)
• Diagrama de flujo es una representación gráfica del procedimiento y sus diferentes aspectos o etapas unidos por enlaces.
• Detalles del procedimiento: desgranaremos el procedimiento en sus diferentes partes o aspectos y explicando los responsables de esas partes, sus funciones y cómo desarrollarlas.
• Estándar de calidad se indicará el nivel de productividad, cobertura, satisfacción y cumplimiento del procedimiento necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.
• Formularios y documentación describiremos cómo se va a documentar el procedimiento.

Por último, cada manual estará acompañado de una hoja de control de cambios que describa las modificaciones hechas en los procedimientos según la versión del manual.

El control interno de la empresa

Hoy en día la existencia de un manual de procedimiento es imprescindible para realizar el control interno de la empresa; las políticas y decisiones de la gerencia o alta dirección se van a implementar a través de él.

La dirección de la empresa debe crear y gestionar herramientas de control del cumplimiento de los procedimientos proyectados y, por lo tanto, contenidos en el manual.

Como hemos visto en el punto anterior, el primer apartado del manual describe los objetivos que se pretenden alcanzar, la modernización, adaptación a diversas realidades, la organización y mejora de la producción, son fines que se alcanzarán a través del manual y del control interno.

Para esto es totalmente necesario que se respete la autoridad dentro de la empresa y que cada componente de ella tenga muy claro cuales son sus funciones, su misión y la actividad que debe desarrollar.

Los controles contables y de gestión darán, además, información sobre cómo se están alcanzando, o no, los objetivos marcados y cumpliendo las premisas del manual. Esto se completa con un sistema presupuestario que proyecte el mismo control a operaciones futuras.

Ventajas de utilizar un manual de procedimientos

• Realizar las distintas funciones de manera uniforme.
• Tener un control de lo que se está haciendo en la empresa, estando documentado cada paso y función a realizar. Es un magnífico instrumento de auditoría, evaluación y vigilancia.
• Facilitar la incorporación de personal a nuevas tareas, haciendo más fácil conocer cómo desarrollarlas.
• Como punto de partida para diseñar nuevas estrategias y métodos en la empresa, mejorando lo que se está haciendo.
• En este sentido, permite un análisis de lo que se está haciendo para mejorarlo, simplificando el trabajo, mejorando la estructura, coordinando los tiempos, etc.
• Coordina las diferentes actividades y evita duplicidades innecesarias.