Cómo enviar e-mails en frío y posibles problemas legales

Los cold e-mails o correos electrónicos en frío son una herramienta muy poderosa en el marketing, básicamente es un correo no solicitado enviado sin haber contactado previamente con el dueño del email, hay que tener especial cuidado ya que el no tomar precauciones nos puede acarrear problemas legales.

Estos correos electrónicos deben ser lo más personalizados posibles y su intención es llamar la atención inmediata de quien lo recibe, su objetivo es crear un vínculo, no realizar una venta.

Su finalidad está en ampliar la cartera de clientes, para ello se debe hacer un acercamiento previo a la persona con algo con lo que podamos agregarle valor, de lo contrario seguramente sea ignorado o que acabe en la bandeja de spam.

Consejos para escribir e-mails en frío

• Investigar: Es importante buscar algo que nos permita conectar con nuestro propósito, para ello aconsejamos no utilizar un simple guion y personalizar nuestro mensaje.
• Captar la atención: El asunto o título del correo electrónico es uno de los factores más importantes y lo que se escribe en este pequeño espacio determinará si el correo es abierto o no, pasando así la primera prueba.
• Referencias: Conseguir a alguien que te recomiende es la mejor manera de entrar en confianza.
• Identifícate: Dile a tu cliente quién eres, a qué empresa representas y tu cargo en ella. Aconsejamos utilizar la cuenta de correo electrónico corporativa y mantener actualizado nuestro perfil de LinkedIn para que puedan verificar la información.
• Propósito: Escribir este tipo de e-mails muestra sospechas de que el destinatario puede tener la necesidad de algo que tu empresa puede ofrecerle y debemos explicarle cómo podríamos ayudarle. Indicaremos lo suficiente para que el cliente sepa que podemos hacer por el pero no demasiado como para que piense en leer dos veces todo lo que hemos escrito.
• BDB: Son las siglas de Breve (mientras más corto mejor), Directo (es posible que a quien le escribes esté ocupado por lo que ve directo al grano) y Básico (evitaremos usar imágenes y firmas llenas de links a redes sociales).
• Vender el próximo paso, no el producto/servicio: Nuestro objetivo es que el destinatario de nuestro e-mail se interese tanto como para llegar al próximo paso: una reunión, una llamada, etc. Atacar con demasiada urgencia hará que espantemos al cliente.

Leyes que nos afectan

Al realizar este tipo de campañas mucha gente no conoce las leyes que nos afectan y eso lleva a mucha confusión, en España existen dos leyes, la LOPD y la LSSI.

• LOPD: (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal). Es una ley que vela por los datos personales. Si se le facilita a una empresa un nombre y un número de teléfono esta ley les obliga a proteger tus datos para evitar un uso fraudulento.
• LSSI: (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico). Esta ley es muy extensa pero básicamente es la ley que regula las comunidades electrónicas, al enviar un e-mail se considera comunicación electrónica y hemos de tenerla en cuenta.
• AEPD: (Agencia Española de Protección de Datos). Una vez tenemos las dos leyes anteriores claras, existe en España una agencia que se encarga de velar por el cumplimiento de estas dos leyes, esta es la AEPD y es la encargada de proteger a los consumidores de abusos y un mal uso de las comunicaciones electrónicas y los datos de carácter personal. Si tenemos algún problema con la LOPD o LSSI nos veremos las caras con ellos.

¿Cómo puedo evitar problemas legales?

• Protección: Confirma que tu empresa utiliza servidores bien ubicados y que protege adecuadamente tus datos como exige la LOPD.
• Permiso: No realices envíos promocionales por e-mail sin el consentimiento o si no has mantenido algún tipo de relación comercial previa, como indica la LSSI.
• Tipología: Informa claramente de si tu e-mail es comercial y no trates de enviar un contenido que no tenga nada que ver con lo que el destinatario puede encontrar a la hora de visitar tu página web.
• Procedencia: Informa siempre a los destinatarios de la procedencia de sus datos de carácter personal.
• Tratamiento: Informa sobre que tratamiento se van a realizar de sus datos, en que ficheros están o serán inscritos y a nombre de quién lo estarán.
• Derecho: Deben saber que tienen derecho de acceder, rectificar o cancelar estos datos personales de los que disponemos.
• Baja: La herramienta de e-mail debe disponer de un sistema de baja automático para agilizar el trámite de no envío en el futuro.
• Remitente: El remitente de nuestras campañas ha de ser claro e identificable, los noreply@ o cualquier tipo de e-mail robotizado es ilegal.
• Ten Cuidado: No compres u obtengas bases de datos sin el consentimiento para realizar campañas de e-mail marketing de forma indiscriminada. Puede llevarte a fuertes sanciones.