¿Cómo compulsar documentos?

Por la compulsa de un documento hacemos que una fotocopia o copia de ese documento tenga la misma validez y efectos que el documento original.

Esta compulsa se realiza gracias a la fe pública que la Ley otorga, como veremos, a determinados funcionarios.

La compulsa se realizará dependiendo del tipo de documento y de para qué la necesitemos.

Tipos de documentos

Para comenzar debemos saber cómo pueden ser los documentos:

• Documentos públicos son aquellos que están emitidos por un funcionario público: un notario, registrador, o un funcionario administrativo o judicial que tiene fe pública. Los documentos públicos tienen presunción de veracidad y hacen prueba plena de su contenido.
• Documentos privados los emiten personas particulares y tienen validez si se comprueba su autenticidad (normalmente si sus firmas son auténticas) pero no hacen prueba de su fecha de emisión hasta que tienen un sello u otro tipo de intervención pública o desde el fallecimiento de alguno de los firmantes.
• Documentos extranjeros, públicos o privados, para tener validez en España deben estar compulsados por el Consulado y autorizados por el Ministerio de AAEE o tener, cuando es posible, la apostilla de la Haya que es un instrumento internacional de compulsa de documentos.

La fe pública

La Ley atribuye esta fe pública a determinados funcionarios dándoles la capacidad de dar fe de que lo que dicen es verdad y estableciendo la presunción de veracidad para una total seguridad jurídica.

Los funcionarios que tiene esta facultad son:

• Notarios y Registradores de la Propiedad: la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862 define a los notarios, en su artículo 1, como “autorizados para dar fe”; por su parte la Ley Hipotecaria (Decreto de 8 de febrero de 1946) establece la fe pública registral en su ámbito de actuación.
• Los letrados de la Administración de Justicia (antes llamados Secretarios Judiciales) pueden dar fe en su ámbito de actuación, dará fe de los hechos relevantes (artículos 230.2 y 453 LOPJ y el 145 LEC), entre otras cosas dejando constancia de los actos procesales, expidiendo testimonios de las actuaciones judiciales y autorizando el otorgamiento de poderes.
• Los funcionarios de la Administración Pública: que están habilitados para dar fe en la emisión de documentos administrativos y compulsar los que se les presentan en las diferentes normas de ámbito nacional, autonómico y local.

Compulsa notarial de un documento

De todos los medios de compulsa que explicamos en este artículo, éste es el único que no es gratuito ya que tendremos que pagar al notario el arancel que corresponda por la compulsa.

Podemos compulsar una fotocopia de un documento en una notaría: el artículo 251 del Reglamento Notarial (Decreto de 2 de junio de 1944) lo denomina testimonio por exhibición y en él el notario realiza una reproducción auténtica del documento que tiene la misma validez que el original.

Esta compulsa notarial da fe del documento pero no de su contenido, el notario no entra a si lo que dice el documento es correcto o no, sólo da fe del documento.

No pueden compulsarse documentos del propio testimonio notarial, que el notario deberá expedir como copias de ellos.

Un ejemplo muy frecuente de este tipo de compulsa se da en personas que no quieren llevar en su vehículo la documentación original del coche y compulsar una fotocopia para tenerla en el coche y cumplir su obligación de llevarla, dejando los originales a buen recaudo.

El notario también puede legitimar firmas (artículos 256 y ss. del Reglamento Notarial) lo que da fe de que la persona ha firmado delante del notario y que esa firma es auténtica.

Compulsa de documentos administrativos

Como hemos visto antes, los funcionarios administrativos están capacitados para dar fe de los documentos que emitan en su ámbito de actuación (artículos 26 y 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo).

Las copias de resoluciones administrativas son, por tanto, documentos públicos.

Por ello, la administración que ha emitido un documento puede emitir una copia de ese documento con validez total y también puede compulsar una fotocopia de ese documento.

Por poner un ejemplo muy frecuente, los títulos universitarios pueden ser compulsados por la propia universidad que los emitió.

Compulsa en registro público

El artículo 28 de la Ley de Procedimiento Administrativo y el artículo 8 del RD 772/1999, de 7 de mayo, regulan la aportación de documentos por los interesados en el procedimiento administrativo.

El documento puede ser presentado, junto con una fotocopia, en la ventanilla de registro de esa Administración y el funcionario comprobará que coinciden y sellará la fotocopia devolviendo el original al interesado; esto mismo habrá de hacerse en persona de manera previa a su presentación por registro electrónico o telemático, o cuando se haga por correo administrativo, teniendo el mismo derecho a su compulsa en forma presencial.

Esta compulsa tiene validez solo en el procedimiento administrativo en que se ha producido y no para otros fines.

Aportación de documentos a un procedimiento judicial

En el procedimiento civil se regulan, en los artículos 267 y 268 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (Ley 1/2000, de 7 de enero) como han de presentar los interesados los documentos al Juzgado, se distinguen dos casos.

Si aportan documentos públicos se pueden aportar directamente mediante copia simple, sin necesidad de compulsa, tanto de manera física como electrónica pero siempre con firma de abogado y procurador.

Sólo si la autenticidad de estos documentos públicos es impugnada por otra parte procesal se requerirá al que los ha aportado para que presente su original o una copia auténtica del mismo.

En cuanto a los documentos privados debe aportarse su original o una copia auténtica (compulsada): una vez aportado el original el Juzgado hará un testimonio del mismo (una compulsa) y devolverá el original al interesado.