Poner plazos de entrega para finalizar los trabajos

Cumplir con los plazos de entrega asignados en el trabajo es un factor muy importante que debemos tener en cuenta, ya que el no hacerlo puede darnos como resultado que nuestro jefe no vuelva a confiar en nosotros para sus futuros proyectos. Es importante que tanto el director del proyecto como la gente que lo lleva a cabo tengan los recursos necesarios para hacer frente a esa entrega.

La idea de controlar esto es simple, se han elaborado unos objetivos y una planificación para conseguir alcanzar las metas que nos hemos fijado. Debemos seguir el proyecto y evitar que cualquier miembro se desvíe de la ruta que hemos marcado.

Para que tengamos un mejor concepto del proyecto antes hay que fijar una serie de puntos:

• Coste: Es necesario conocer que costes vamos a asumir en el proyecto.
• Cronograma: Hemos de fijar una línea temporal con los objetivos señalados en cada momento del proyecto.
• Alcance: Esto está formado por las distintas actividades de las que se compone el proyecto, que hará que se ejecute correctamente. Gracias a esto se puede conocer el avance de la actividad.

Una vez fijados estos puntos pasaremos a la realización del proyecto, donde es importante conocer estos aspectos:

• Alcance: Aquí controlaremos las tareas que debe cumplir cada miembro del proyecto y comprobar que el resultado cumpla con los requisitos que nos habíamos fijado.
• Plazo: Debemos estar pendientes de cumplir con el plazo de entrega en el tiempo acordado.
• Riesgos: Hay que intentar mantener controlador los riesgos en la mayor medida posible, si surge un imprevisto causará un efecto inmediato en la consecución de los objetivos.

Herramientas para cumplir los plazos

• Comunicación: No debemos ordenar ni imponer una idea, debemos de ser capaces de escuchar lo que los demás tienen que decir. El Project Manager debe conocer el progreso de los trabajos y el estado del cumplimiento del plazo, pudiendo así buscar soluciones antes de alcanzar situaciones en las que no podamos dar marcha atrás.
• Tareas: Estas deben dividirse en partes que pueden ser monitorizadas. Todas ellas deben cumplir los plazos y siempre habrá algunas que sean más importantes que otras. Es importante que se disponga de esta información para el establecimiento de prioridades.
• Multitarea: Servicios de mensajería instantánea, emails, alertas de móvil o llamadas de teléfono pueden interrumpirnos en cualquier momento y situación y hacer que perdamos la atención en nuestra labor. Para dedicarnos a tiempo completo a este proyecto se deben prevenir este tipo de distracciones ya que puede afectar al cumplimiento de los plazos.

Para cumplir con todo esto fácilmente vamos a darte una serie de consejos:

• Claridad

Los plazos de entrega deben estar fijados claramente y debemos asegurarnos de que nuestros trabajadores conocen esta información.

• Compromiso

No es aconsejable crear falsas expectativas y prometer algo que no podemos cumplir. Estudia estos plazos y si no estás conforme hazle saber a tu jefe que necesitarás más tiempo antes de darle una respuesta positiva.

• Eficacia

Cumplir bien con tu trabajo hará que nuestro jefe confíe en nosotros y nos tenga en cuenta para futuros proyectos y trabajos.