Pasos a seguir para registrar una empresa en España

En España se tarda mucho más del doble de tiempo en abrir una empresa si lo comparamos con el resto de países de la OCDE según informa la web doingbusiness.com. Todo este papeleo es un proceso que todo emprendedor necesita hacer para hacer frente a sus obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social.

Es por ello por lo que, para que no pierdas tu tiempo buscando en los miles de posts que hay por internet, te vamos a explicar todos los pasos a realizar para que puedas entenderlos y estar preparado a la hora de realizar esta aparente odisea.

• Actividad

Tenemos la opción realizar un DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) es decir, un estudio exhaustivo de mercado para analizar cómo se integrará mi empresa en el futuro y así poder tomar decisiones de futuro.

Algunas de las típicas preguntas que debemos hacernos son:

• ¿Nuestro proyecto está dentro de un mercado en crecimiento?.
• ¿Está en un sector innovador?.
• Conocer la competencia.
• Conocer los convenios colectivos, contratos de trabajo...
• Permisos, licencias, impuestos...
• Seguros.
• ¿Dispongo de los recursos necesarios para llevarlo a cabo?.
• ¿Hay medidas de ayuda en las que pueda apoyarme?.

La dirección general de Industria y de la PYME (Pequeñas Y Medianas Empresas) tienen a nuestra disposición una herramienta gratuita para poder realizar nuestro propio análisis DAFO.

• Plan de Empresa

Plasmar en un documento de trabajo la idea de negocio que queremos poner en marcha, este documento se actualiza según avance la idea y debe ser claro, que atraiga al lector. Dispone de las siguientes características:

• Descripción de la empresa, referencia de la experiencia y objetivo de los promotores (estructura legal, estructura de recursos humanos, localización geográfica, descripción técnica...)
• Descripción de los servicios que se van a suministrar (necesidades, diferencias con la competencia...)

Aspectos comerciales (Plan de marketing, plan de compras, redes de distribución...).

Elegir forma jurídica

Este paso es esencial ya que dependiendo de los bienes o servicios que vayamos a distribuir elegiremos una u otra forma, puede hacerse de forma individual o como una sociedad. Pueden ser sociedad anónima (SA) o una sociedad limitada (SL). Es fundamental conocer la normativa legal sobre la que vamos a desarrollar nuestra actividad, ya que en muchas ocasiones esto puede determinar la forma en la que debemos crear la empresa. Es importante también saber el número de socios que participará para la puesta en marcha, ya que esto nos dirigirá a una sociedad mercantil, a una comunidad de bienes o a una sociedad civil.

• Elegir un nombre

Para solicitar el registro de un nombre debemos hacerlo en el registro mercantil para asegurarnos de que no esté ya cogido. Un consejo que podemos daros es que a la hora de presentar los nombres los acompañéis de una pequeña lista de entre unos 5 a 7 nombres para poner a vuestra empresa y así tener más variedad en caso de que alguno ya no esté disponible. El costo del trámite es de unos 30 euros.

• Proceso de constitución

Según la forma jurídica elegida (Punto 3) a la hora de crear nuestra empresa necesitaremos de unos u otros papeles para solicitar los trámites administrativos que puedan poner en marcha nuestra empresa. Estos son los documentos que necesitamos para los diferentes tipos de empresas:

• Sociedad Anónima y Sociedad Limitada de Formación Sucesiva: Necesitaremos del registro mercantil, agencia tributaria (AEAT) y la escritura pública hecha ante notario.
• Sociedad Limitada Nueva Empresa: Denominación social, Agencia Tributaria, escritura pública ante notario.
• Empresario Individual o Autónomo: Escritura ante notario, Consejerías de Hacienda de las CC.AA y Registro mercantil provincial. Dado que los autónomos no tienen como obligación presentar ningún trámite de constitución, los anteriormente mencionados van dirigidos exclusivamente a aquellos que se dediquen a la explotación de buques mercantes, sean o no de su propiedad.
• Sociedad Civil: Agencia Tributaria, escritura ante notario y Consejería de Hacienda de las CC.AA, Trámite privado (Los socios han de firmar un contrato privado que detalle de las aportaciones y el porcentaje que tiene cada socio en la empresa).
• Comunidad de Bienes: Trámite privado, Agencia Tributaria, escritura ante notario, Consejerías de Hacienda de las CC.AA. Además, cada comunero ha de estar dado de alta en el Censo de Empresarios.

Estas son las formas jurídicas más comunes hoy en día, pero en realidad existen muchas más y cada una de ellas necesitan de unos papeles distintos a las demás.

• Certificado Bancario

En este documento se acredita que se ha depositado en la entidad financiera el capital necesario para fundar la compañía, también se pueden incluir la valoración de los bienes que dispongamos en la empresa, como por ejemplo el equipo informático.

• Notario

Una vez dispongamos del nombre, el certificado bancario, los estatutos sociales que regulan el funcionamiento de la empresa y las obligaciones de los socios ya podemos acudir al notario para poder firmar la escritura pública de constitución. Este trámite durará mínimo una semana.

Por fin con las escrituras en mano, nuestro siguiente paso será depositar este documento en el registro mercantil. Según Ceaje (Confederación Española de Asociación de Jóvenes Empresarios), este proceso acumula muchas quejas y puede demorarse bastante tiempo ya que algunas de las nuevas actividades que desarrollan los emprendedores se desconocen y por ello no se pueden catalogar en las tradicionales.

• Alta Censal

Nuestro siguiente paso es dar de alta la empresa en Hacienda, para hacerlo debemos acudir con la escritura simple de constitución de la firma y cumplimentar el modelo 036, el cual declara el alta censal que permite regular nuestra relación con ellos, determinando así, los impuestos que nos exigen.

Cuando esté dada de alta, procederemos a solicitar el CIF y, de este modo, podremos comenzar a tener actividad económica.

• Agencia Tributaria

Convertirnos en empresarios implica a su vez que las personas físicas dueñas de esa sociedad han de registrarse en el Registro especial de trabajadores autónomos (RETA), para ello, debemos acudir a la Agencia Tributaria con el DNI y rellenaremos un impreso en el que diremos la actividad que desempeñaremos. Esto es esencial ya que definirá nuestro coste tributario.

También debemos acudir a la Seguridad Social y facilitarles todos los datos personales y de actividad, además de una cuenta bancaria para domiciliar las cuotas.

Estos son los pasos que se han de seguir a la hora de registrar una empresa en España, es un proceso largo y tedioso por lo que intenta no desesperarte ya que en un período no muy largo de tiempo por fin podrás tener tu empresa lista para poder funcionar y ofrecer bienes o servicios de forma legal.