Gestión del tiempo

En el trabajo y en el ámbito empresarial resulta muy complicado aprovechar el tiempo de  forma correcta debido a la multitud de distracciones que nos asaltan por imprevistos, reuniones o cualquier situación sobrevenida.

Gestionar el tiempo de forma adecuada es esencial para mejorar la productividad en el lugar de trabajo así como para mejorar la calidad de los propios trabajos que se realizan. Además de que una gestión ineficaz del tiempo puede provocar situaciones que generan estrés y ansiedad con los inconvenientes que ello supone. Evitar el caos de la desorganización es algo elemental y solo se puede conseguir a través de una gestión del tiempo eficaz.

¿Cómo conseguir gestionar el tiempo adecuadamente?

En un entorno de trabajo resulta esencial atender a los siguientes consejos para gestionar el tiempo de forma adecuada:

Entorno ordenado

Si no contamos con un entorno que esté organizado y ordenado es difícil empezar a administrar el tiempo de forma ordenada. Es conveniente no tener un escritorio lleno de papeles sin orden y con multitud de tareas pendientes repartidas por la mesa y para evitarlo es bueno proceder al final de cada jornada de trabajo a ordenar todos los documentos y papeles.

Usar una agenda

Ya sea en su versión tradicional o en un formato digital, usar una agenda para planificar el tiempo a dedicar a las diferentes tareas que se tienen pendientes es algo que nos puede ayudar a priorizar y gestionar el tiempo de forma más adecuada. Además es muy útil para recordarnos ciertos compromisos de gran importancia. Al tratarse de algo que podemos consultar rápidamente es un elemento de fácil uso y muy útil.

Establecer objetivos realistas

Gestionar el tiempo del que se dispone para repartirlo entre las diferentes tareas de forma correcta no es algo sencillo, pero sin duda debemos realizar una planificación de cómo usar ese tiempo para llevarlas a cabo. Aunque los objetivos deben ser ambiciosos lo más importante es que sean realistas y así evitar retrasos en los cumplimientos de los plazos.

Planificación de tareas y funciones

En cada objetivo concreto podemos diferenciar las distintas tareas necesarias para cumplirlos y repartirlas de forma adecuada en el tiempo. Planificar las tareas y funciones en el tiempo permite trabajar con mayor tranquilidad y teniendo siempre un objetivo medible y realizable que nos evita estar dando tumbos. Se deben priorizar las más importantes de forma más urgente y dejar las menos urgentes para después.

En cualquier caso en la planificación debemos tener en cuenta que se debe dejar un margen para cubrir posibles imprevistos que puedan surgir.

Distribuir la jornada laboral

Todo el mundo tiene unas horas al día en las que su productividad es mayor. Mientras que para unos es nada más comenzar la jornada laboral para otros su periodo más productivo es después de media mañana. En esas horas de mayor concentración tenemos que realizar aquellas tareas más prioritarias y dejar las menos importantes para cuando seamos menos productivos. Para no caer en un desorden en el reparto de las tareas en estas franjas horarias es importante descomponer las grandes tareas en tareas más pequeñas y organizarlas adecuadamente.

Delegar tareas y responsabilidades

Si se ocupa un cargo de cierta relevancia es necesario tarde o temprano optar por la delegación de responsabilidades. Y es que tenemos que centrarnos en aquellas tareas realmente importantes y delegar aquellas que lo sean menos a otras personas de confianza que puedan ejecutarlas de forma correcta.

Control

Al finalizar los plazos establecidos para realizar cada tarea o proyecto debemos hacer un análisis del grado de cumplimiento tanto de los plazos establecidos como de las causas de los retrasos en caso de haberlos. Esto ayudará a identificar posibles vías de mejora para planificar futuros proyectos de forma más adecuada todavía.

Principales problemas en la gestión del tiempo

A pesar de tomar todas las medidas que hemos indicado anteriormente es fundamental atajar una serie de problemas y circunstancias que suelen aparecer y que son unos auténticos ladrones de tiempo. Algunos de los más comunes son los siguientes:

• Reuniones continuas: la reunionitis es algo que afecta a muchas empresas y es algo que hace perder el tiempo si no se realizan con un objetivo claro.
• El teléfono: el uso del smartphone es una de las principales distracciones que afectan a los empleados y directivos en la actualidad, y es que pasamos demasiado tiempo pendiente de mensajes y notificaciones.
• Correo electrónico: aunque es una herramienta esencial de trabajo es también una de las principales distracciones y consultarlo causa interrupciones continuas.
• Interrupciones excesivas: en ocasiones son los propios compañeros de trabajo lo que interrumpen de forma continua a los demás, algo que supone un problema importante cuando hay muchos empleados en el mismo espacio.

Como se puede apreciar es posible gestionar el tiempo de forma adecuada, pero si no se tienen en cuenta ciertos aspectos es algo que se puede convertir en una odisea.