Fases de la negociación

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española una negociación consiste en “Tratos dirigidos a la conclusión de un convenio o pacto”.

Cada tipo de negociación a la que nos podamos enfrentar tiene sus propias características y normas: podemos negociar un contrato con un proveedor o un cliente, podemos negociar para contratar a un trabajador, podemos negociar con los trabajadores las condiciones laborales (negociación colectiva) o una indemnización en caso de despido, podemos negociar una transacción extrajudicial con alguien que nos va a demandar o al que vamos a demandar nosotros, podemos negociar un pago aplazado en casos de impago, etc.

Sin embargo, todos los tipos de negociación que existen tienen una cosa en común, vamos a reunirnos con otra u otras personas para intentar llegar a un acuerdo sobre un asunto que nos interesa.

Es importante hacer las cosas bien si queremos que los resultados sean razonablemente buenos, por lo que deberemos cuidar el seguir los pasos necesarios para actuar en la negociación de la manera más eficaz posible.

Las distintas fases para hacer esto son:

Preparación de la negociación

Durante la negociación es fundamental no improvisar así que, cuando comience su desarrollo, tenemos que ir con las ideas muy claras y los cálculos muy bien hechos.

En el caso de las empresas esta fase de preparación debería hacerse en equipo contando, para ello, con las aportaciones que puedan darnos otros compañeros que tengan algún criterio sobre los asuntos a negociar o alguna autoridad sobre ellos.

También se puede contar con el asesoramiento de profesionales, abogados, economistas, etc., que podrán luego o no, según cada caso, acompañarnos en el paso siguiente de desarrollo de la negociación.

Lo primero que tenemos que tener claro es qué es lo que queremos conseguir, cuál es nuestro objetivo real y, además, podemos marcarnos otras cosas que no sean nuestro objetivo pero que podría gustarnos conseguir (objetivos secundarios).

El paso siguiente será decidir hasta dónde estamos dispuestos a ceder en nuestra pretensiones. La negociación, normalmente, consiste en que todos ceden algo y consiguen algo y eso tampoco lo podemos improvisar: debemos marcarnos unos límites y, llegado el momento, respetarlos.

También es muy importante deducir, de la manera más fiable posible, qué objetivos van a tener la otra o las otras partes en la negociación, es decir, que es lo que nos van a pedir o exigir y deducir, dentro de nuestras posibilidades, hasta dónde van a estar dispuestos a ceder.

Se debe estudiar qué consecuencias tendría no llegar a un acuerdo, tanto para nosotros como para la otra o las otras partes. Es decir, tener muy claro qué nos estamos jugando y qué se están jugando los demás, lo que puede ser una información muy útil para saber cómo van a reaccionar.

Por último, no estaría de más buscar diferentes alternativas u otras opciones que puedan satisfacer nuestro objetivo y facilitar el llegar a un acuerdo con los otros; un poco de creatividad es, a veces, una herramienta muy útil.

Desarrollo de la negociación

Bien, ya estamos preparados para la negociación y fijamos un lugar y un momento concretos para encontrarnos con la otra o las otras partes con las que vamos a negociar.

Es posible que las personas con las que nos encontremos sean perfectos desconocidos y que les conozcamos en ese momento, también podría ser que les conozcamos e, incluso, que hayamos entablado negociaciones anteriores con ellos.

Suele ser una buena política y dar buenos resultados el actuar con lealtad, no intentar engañar.

Es importante en el desarrollo de estas conversaciones que los demás vean que tenemos los números muy claros y los demás conceptos también muy claros. Podemos confrontar datos y cálculos como información objetiva en la que todos vamos a estar de acuerdo, suele ser una buena base.

Es el momento de la discusión, de confrontar puntos de vista y hacer las primeras ofertas.

Lo lógico es comenzar pretendiendo lo máximo que podamos pedir, ya tendremos tiempo de ir cediendo a lo largo de la discusión y se trata de intentar no enseñar nuestras cartas antes de tiempo y, sobre todo, de que el contrario no tenga muy claro cuales son los límites mínimos que nos hemos fijado porque, a lo mejor, podemos conseguir más de lo que hubiéramos aceptado como mínimo.

Dentro de lo que sea posible no debemos precipitarnos nunca ni poner límites de tiempo a la negociación.

Al final, estarán sobre la mesa nuestras propuestas y las propuestas de la otra o las otras partes y es allí donde debemos llegar a un acuerdo, este es el paso siguiente.

También es posible que no consigamos llegar a ese acuerdo en cuyo caso la negociación habrá fracasado.

Cierre de la negociación

El acuerdo que alcancemos debe estar siempre dentro de los límites que nos habíamos fijado en la preparación.

Este cierre sólo se puede producir cuando el acuerdo abarca todos los puntos sobre los que estamos negociando, no puede quedar nada fuera, salvo que sea posible excluirlo de manera expresa del acuerdo y llegar a un acuerdo parcial sobre determinados elementos.

Es muy importante que no existan, aquí, malentendidos ni equívocos, el acuerdo final debe estar muy claro para todos.

Reflejar lo acordado contractualmente

Una vez que hemos conseguido alcanzar el acuerdo se debe redactar por escrito de manera que también quede claro en un documento que sea firmado por todos y vinculante.

Debemos recordar lo que regula sobre los contratos nuestro Código Civil en sus artículos 1254 y ss. El contrato existe desde que las partes consienten en obligarse, pudiendo establecer los pactos o cláusulas que consideren oportunos (siempre que no sean contrarios a la moral o el orden público), y su validez y cumplimiento no pueden dejarse al arbitrio de una parte.

Por lo tanto, no es imprescindible que un contrato figure en un documento escrito para que sea válido y eficaz en Derecho (si se puede probar su existencia por otros medios como testigos, por ejemplo), pero sí es muy aconsejable hacerlo por escrito y redactarlo de la manera más clara posible para evitar problemas futuros en su cumplimiento.