Digitalización: importancia y cómo llevarla a cabo

En su vertiente más simple, podríamos decir que la digitalización es el proceso de convertir información analógica al mundo digital. Sin embargo, su definición en el ámbito empresarial se expande hacia el concepto de evolución digital de procesos para maximizar la eficiencia de un negocio.

Desde la manera en que una empresa planifica sus actividades, sus métodos de obtención de clientes o de gestión laboral y contable, hoy todo está sujeto al ámbito digital. Y todo indica que esto solo es el principio.

Es evidente que el mundo que nos encontramos hoy es muy diferente al mundo que conocíamos hace un año, veinte años, más aún cincuenta años o un siglo. Si la transformación que hemos vivido ha sido de tal calado en todos los niveles; empresarial, social, demográfica, política o económica, ¿qué impide que esto continúe siendo así en las próximas décadas?

Tal como han señalado economistas como Jeremy Rifkin, la digitalización de toda la sociedad es imparable y abarca cómo nos comunicamos, cómo compramos, cómo producimos, cómo recopilamos datos e, incluso de manera más importante; cómo analizamos la información de nuestro entorno.

La digitalización hoy

Como todo proceso de cambio, la digitalización se ve acelerada aún más en situaciones de crisis. Cuando las circunstancias cambian y todo tipo de empresas deben reorientar sus actividades y sus procesos para sobrevivir, procesos de cambio como la digitalización devienen portada de todos los periódicos.

En la balanza de consecuencias positivas hay un aumento de la eficiencia. La gestión de información de manera digital comporta numerosos beneficios en reducción de costes.

Los conocidos como SaaS (Software as a Service), como por ejemplo CONTASOL de Software DELSOL, son programas de gestión usados por miles de clientes.

Imagínate el coste de que cada empresa desarrollara su propio programa de contabilidad. El precio del esfuerzo sería muy superior al coste resultante de dividir el esfuerzo entre miles de empresas. La digitalización consigue que clientes de todo el mundo compartan productos digitales con costes variables muy reducidos, reduciendo su precio y aumentando la eficiencia. Lo que los economistas denominan coste marginal cercano a cero.

Retos de la digitalización

Naturalmente, la incorporación de cualquier nueva tecnología conlleva un proceso de aprendizaje para los profesionales de una empresa. Y la digitalización de información y procesos productivos no es ninguna excepción.

Sin embargo, para muchos negocios la reducción de costes conseguida con la digitalización compensa el esfuerzo inicial y reporta beneficios a medio y largo plazo.

Entre los retos a superar también se encuentra la privacidad y seguridad del entorno digital. Aunque en los últimos años se han mejorado notoriamente todos los métodos de seguridad en internet y la regulación, tanto estatal como europea, se ha adecuado a las nuevas circunstancias, el riesgo siempre existe (por pequeño que sea).

No obstante, para muchos el riesgo de la digitalización es mucho menor al riesgo de la pérdida de información en el formato analógico. O, dicho de otro modo, el coste de oportunidad de digitalizarse es menor al coste de mantenerse sin un proceso de digitalización.

¿Digitalización o transformación digital?

En el ámbito académico y empresarial existe una activa discusión entre los términos transformación digital y digitalización.

Las diferencias más relevantes son:

• La digitalización forma parte de la transformación digital. La digitalización per se es el proceso de digitalizar información, metodologías y procedimientos. La transformación digital es el marco que engloba la digitalización junto con un cambio de modelo de negocio.
• La transformación digital se basa en la adaptación a un nuevo contexto de consumo. La transformación digital, como su nombre indica se basa en transformar un modelo productivo adaptado a un nuevo tipo de consumidor. Su focalización está en las circunstancias del mercado, más que en la eficiencia productiva.
• La transformación es reinventar y la digitalización optimizar. Con ello podríamos sintetizar la diferencia básica y fundamental que guardan.

Cómo empezar un proceso de digitalización

Como hemos visto, la digitalización se basa en la optimización de la eficiencia de un negocio. En conseguir maximizar beneficios reduciendo costes en la gestión corporativa.

Para ello, algunas herramientas que puedes usar son:

• Gestión de facturación online: con programas como FACTUSOL se puede optimizar la gestión de existencias y obtener el control total de pagos, ventas, cobros, compras, etcétera.
• Programas de almacenaje en la nube: para almacenar grandes cantidades de datos, información de todo tipo, es mucho más eficiente hacerlo en soluciones de almacenaje compartido en la red.
• Gestión contable digital: con programas de contabilidad digital la gestión de los recursos mejora notoriamente, permitiendo tener en un mismo lugar todo el plan contable, actualizado a los cambios normativos de cada momento y facilitando la presentación de declaraciones a la Agencia Tributaria.
• Software de gestión de proyectos: las soluciones de gestión de proyectos (en inglés project management) permiten llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de los procesos de trabajo. Simplifican el trabajo en equipo y mejoran la productividad.
• Gestión de nóminas: del mismo modo que con la gestión contable, los softwares de gestión de nóminas como NOMINASOL reúnen en un mismo sitio todo lo necesario para gestionar la actividad laboral de tus trabajadores.

En definitiva, la digitalización es aquel proceso de adaptar la gestión de un negocio al entorno digital para mejorar su eficiencia y productividad. Su uso hoy es indispensable y, a la vez, es más accesible que nunca, con decenas de oportunidades y herramientas que puedes empezar a usar de manera inmediata.