Cómo organizar tu negocio para hacerlo más fuerte

El éxito o el fracaso de un negocio depende de lo eficiente que sea gestionando sus recursos. Y es que una empresa no deja de ser una gran máquina que funciona tan bien como lo haga cada una de las piezas que la formen.

Por ello, si una empresa quiere ser fuerte y sólida en su sector, necesitará optimizar al máximo todos los elementos que sean parte integral de ella. Y eso pasa por tener una organización exhaustiva y bien planificada.

Piensa en las grandes empresas como Amazon por ejemplo. Se han convertido en empresas gigantescas porque cubrían una necesidad del mercado, y lo hacían de una manera organizada y eficiente.

Cuando eran pequeñas, crecieron gracias a organizarse bien y eso les permitió convertirse en lo que son ahora. Todas las empresas necesitan tener un sistema organizado y medido hasta el mínimo detalle para que funcione bien. Cada departamento se encarga de una única cosa, y de la mejor forma posible.

De lo contrario, existirían retrasos en los pedidos, se entregarían productos erróneos con frecuencia...problemas organizacionales que a la larga, destrozarían la imagen de la empresa y haría que perdiera clientes constantemente hasta dejar de ser rentable.

¿Cómo mejorar el funcionamiento interno de una empresa para que crezca constantemente?

Si tu empresa cubre una necesidad que los clientes buscan satisfacer, y el producto o servicio está a la altura de lo esperado. Tienes todo lo necesario para tener una empresa fuerte que aumente su tamaño y su facturación cada año.

Existen dos maneras distintas, totalmente compatibles entre sí y que pueden aplicarse al mismo tiempo, de mejorar la organización interna de una empresa para mejorar sus beneficios. 

Si quieres que tu empresa crezca de manera consistente y fuerte a largo plazo, implementa las siguientes medidas organizativas y notarás cómo empieza a mejorar su funcionamiento.

Por un lado, saber dividir y gestionar las diferentes funciones de cada área o departamento interno de tu empresa para que se especialicen tan sólo en un único aspecto laboral. Y por otro, crear instrucciones claras que ayuden a la sistematización y automatización de las tareas dentro de cada área creada.

Beneficios de organizar la empresa en departamentos y áreas de trabajo común

La ventaja de dividir y segmentar internamente la empresa en departamentos diferentes, es que permite una completa especialización de los empleados.

Cada persona dentro de un departamento, tiene unas funciones específicas de las que hacerse cargo. Gracias a la repetición de las mismas en el tiempo, cada persona se vuelve una experta en sus actividades, pudiendo ser capaz de aprovechar mejor su tiempo y detectar puntos de optimización y mejora en su departamento o área funcional.

Esto permite reducir el coste de oportunidad, minimizar el tiempo mal gastado y que cada persona sea capaz de ofrecer su mejor desempeño.

La parte negativa de esta compartimentación en departamentos específicos es que los empleados tan sólo conocerán exactamente cómo funciona su área funcional.

De tal manera, que si un empleado tiene que suplir temporalmente la baja de otro departamento, su desempeño será considerablemente menor.

División en áreas funcionales como estrategia de optimización

Si bien una empresa puede realizar tantas divisiones estructurales internas como quiera, éstas son las cinco áreas funcionales que son la base organizativa de toda empresa eficaz.

Dirección central

La cabeza de la empresa. Es la cúpula desde donde se toman las decisiones con vistas al largo plazo de la compañía.

Desde la dirección central se realizan las tareas de supervisión y control del resto de departamentos o áreas y se plantean los objetivos a lograr en el largo plazo. Dejando las decisiones diarias a los demás departamentos.

Administración y gestión de los recursos humanos

Se encarga de la gestión y administración de las tareas diarias y mensuales de la compañía. En este departamento se centran las tareas de organización respecto a todo lo que afecte a los recursos humanos de la empresa y la gestión y control de la documentación a tramitar.

Esto incluye actividades como:

• Reclutamiento de nuevos empleados.
• Emisión de nóminas.
• Reparto de vacaciones.
• Incentivos laborales.
• Resolución de conflictos internos.
• Cursos de formación.
• Normativas de seguridad laboral.

Sistemas de producción

Esta parte de la empresa tiene bajo su control todo lo relacionado con el desarrollo de los productos o servicios de la empresa. Se trata de todas las gestiones internas que debe tener en cuenta la empresa para ofrecer el producto que comerciará al consumidor final.

Está en manos de esta área de trabajo:

• Compra de materiales necesarios para llevar a cabo el producto o servicio.
• Compra de maquinarias, licencias o reparación de maquinarias necesarias en el proceso productivo.
• Gestión del stock disponible en el almacén.
• Revisión y control de calidad del producto entregado.

Estrategia de marketing y fuerzas de venta activas

Conocido popularmente como el departamento comercial o de ventas. Su objetivo es crear una estrategia de ventas sólida que atraiga clientes y permita a los vendedores ofrecerles los productos y servicios de la compañía.

Dentro de sus funciones se encuentran entre otras:

• Desarrollo de una estrategia de marketing.
• Venta directa a clientes.
• Estudios de diseño de productos.
• Atención al cliente.
• Gestión de incidencias.
• Evaluación de resultados del marketing y cambios para perfeccionar las campañas.
• Fidelizar al consumidor.

Gestión financiera

Se encarga de evaluar y proteger la cuenta de resultados de la empresa. El área funcional financiera lleva las cuentas y comprueba que todo está dentro de los parámetros aceptables para el funcionamiento viable del negocio.

Sus funciones son:

• Realizar cobros y pagos.
• Presentar impuestos y obligaciones fiscales.
• Asignar presupuestos a cada departamento.
• Búsqueda de financiación.
• Contabilidad interna.
• Control de gastos.
• Realizar presupuestos anuales.
• Balance de cuentas saneadas.
• Garantizar la viabilidad de cada proyecto y aprobarlos.

Departamento informático

Hoy en día, todas las empresas trabajan con ordenadores y tienen su página web empresarial. Es impensable que sea de otro modo. Esto implica la necesidad de tener una persona a cargo de su mantenimiento y de la seguridad para que todo funcione adecuadamente.

Realiza tareas como:

• Actualizaciones de seguridad.
• Mantenimiento de programas.
• Creación de programas a medida.
• Creación y uso de página web corporativa.

Beneficios de crear sistemas de trabajo y automatismos

Los sistemas de trabajo son instrucciones exactas y concretas de cómo debe funcionar cada departamento. Este tipo de organización se ve muy claramente en las franquicias comerciales, donde todo está detallado con gran exactitud.

En un sistema de trabajo organizado, todos los empleados tienen una guía paso a paso de cómo realizar su función de la manera más adecuada posible.

De esta manera, no existen dudas ni problemas de interpretación. Todo estará optimizado y pensado para que se haga de la manera más rápida y eficiente posible.

Dedicar tiempo a crear un sistema de trabajo minucioso aporta las siguientes ventajas a la empresa que lo aplique:

• Facilita la incorporación de nuevos empleados.
• Se reduce el periodo de aprendizaje de las nuevas incorporaciones.
• Se facilita la medición y la evaluación de los resultados obtenidos.
• Es más fácil detectar dónde existen problemas que frenan el ritmo de crecimiento.
• Los trabajadores automatizan más rápidamente las tareas repetitivas al ser aplicadas siempre de la misma manera, lo que aporta agilidad.
• Como punto negativo a tener en cuenta, crear un sistema de trabajo demasiado rígido puede limitar la creatividad y la sensación de libertad de los trabajadores.

Para que esto no suceda, al organizar la empresa con un sistema de trabajo, tiene que dejarse autonomía en el puesto de trabajo para que los trabajadores se sientan a gusto con el puesto y se fomente la participación y la creatividad. Pues son elementos que a la larga, si se incentivan adecuadamente, supondrán una ventaja competitiva para la empresa.