Cómo montar una asesoría Online

Si la actividad de nuestro negocio es, o va a ser, la asesoría de empresas, dicho tipo de negocio se puede realizar online y, de hecho, cada vez es más frecuente que se haga así.

Asesoría de empresas

Para empezar, vamos a enumerar en qué ámbitos trabaja una asesoría de empresas:

• Fiscal: confección y presentación de todo tipo de declaraciones y autoliquidaciones tributarias, desde las altas y bajas en el censo a las autoliquidaciones periódicas de IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, pagos a cuenta y las declaraciones anuales de estos impuestos, confección de libros como los del IVA así como otras gestiones como tramitar y obtener el número como importadores o exportadores o para la realización de actividades intracomunitarias. Además, deberemos estar preparados para posibles inspecciones tributarias.
• Laboral: altas y bajas en el régimen de autónomos, altas y bajas de los trabajadores, confección de contratos de trabajo, nóminas y seguros sociales, presentación de los seguros sociales, de incidencias como bajas por maternidad o excedencias forzosas de trabajadores, cumplimiento de la normativa sobre seguridad e higiene en el trabajo y asesorar a nuestro cliente sobre los contratos más adecuados a cada trabajador. Además, deberemos estar preparados para posibles inspecciones de trabajo.
• Contable: confección de los libros de contabilidad que sean necesarios para cada tipo de cliente, en las sociedades presentación de libros para su legalización y de las cuentas anuales además de asesorar a nuestros clientes sobre como guardar las facturas emitidas y recibidas y demás aspectos de este ámbito.
• Asesoría general además de todo lo anterior, nuestros clientes nos van a pedir información y gestiones de todo tipo según vayan necesitándolas, desde realizar la transferencia de un vehículo hasta solicitar una subvención o adaptar la empresa a la normativa de protección de datos y, además, nos van a pedir asesoría sobre temas jurídicos como reclamaciones de deudas, redacción de contratos, reclamaciones laborales y otros muchos aspectos de su empresa y, muchas veces, particulares del propio cliente. Por ello sería muy conveniente que, en los campos en los que no seamos expertos, contemos con colaboradores externos que puedan hacernos “llegar a todo”, es decir, tener un abogado que colabore con nosotros de manera habitual.

Según realicemos el diseño de nuestra asesoría podemos dedicarnos a todos los ámbitos que hemos enumerado o especializarnos en alguno o algunos de ellos; podemos, por ejemplo, ser sólo contables o sólo hacer las nóminas y seguros sociales. Sin embargo, lo ideal si queremos “vender” nuestra asesoría es abarcar todos esos campos por lo que, si no podemos nosotros solos, deberíamos buscar colaboradores internos o externos para hacerlo.

También podemos especializarnos en determinados tipos de clientes, por ejemplo, sólo autónomos personas físicas o sólo sociedades; o especializarnos aún más en determinados clientes como atender sólo agencias de viaje o taxistas, por ejemplo.

Eso lo tendremos que decidir al diseñar nuestro negocio.

Infraestructura de una asesoría

Como cualquier otro tipo de actividad productiva, la asesoría de empresas necesitará una infraestructura mínima que nos permita prestar los servicios que ofertamos.

Si nuestra asesoría es tradicional vamos a necesitar unas oficinas donde, además de trabajar, podamos recibir a nuestros clientes.

Sin embargo, si prestamos nuestros servicios de manera exclusiva online, no necesitamos esas oficinas donde recibir a nuestros clientes pudiendo hacerlo, incluso, en nuestra propia casa o contratando un espacio de coworking.

Lo que está claro que vamos a necesitar es el equipamiento necesario para realizar los servicios que ofertamos, en concreto necesitaremos una mínima infraestructura informática, tanto de equipos como de programas, así como espacios que vamos a usar para guardar, de manera ordenada, documentos de todo tipo que se van a ir generando en nuestra actividad.

Por ejemplo, si llevamos contabilidades deberemos disponer de un programa adecuado de contabilidad que nos permita confeccionar todos los documentos necesarios (sobre todo libros y cuentas), así como ver cómo se van a guardar los soportes contables, si el cliente nos va a remitir todas sus facturas emitidas y recibidas o si las va a conservar él (en cuyo caso deberemos explicarle cómo ha de hacerlo) y nos suministra la información online. También podemos, incluso, confeccionar las facturas emitidas por nuestros clientes.

Si confeccionamos nóminas y seguros sociales deberemos tener el software necesario para ello que tenga en cuenta los distintos convenios colectivos.

El certificado digital

Tema aparte es disponer de una firma electrónica (un certificado digital) que nos permita realizar las gestiones de nuestros clientes directamente.

Como hemos visto en esta actividad tenemos que realizar, de manera constante, gestiones en nombre de nuestros clientes por lo que deberemos buscar la manera de poder hacerlo:

La mejor solución sería que nuestro propio certificado digital estuviera habilitado por la AEAT, la Seguridad Social y otros organismos para poder actuar en nombre de terceros, para esto deberemos ser miembros de un colegio o asociación profesional que estas entidades admitan para actuar en nombre de otros (abogados, graduados sociales, gestores administrativos o similares) si tenemos esto es todo mucho más sencillo.

Si no pertenecemos a ninguno de estos colectivos y, por lo tanto, no tenemos certificado digital que pueda habilitarse para ello, podemos solucionarlo, pero es un poco más farragoso.

Si sólo hablamos de presentación de impuestos podemos pedirles a nuestros clientes que se den de alta en el sistema de cl@ve pin y, cada vez que tengamos que presentar una declaración tributaria, llamar al cliente y gestionar nuestro acceso con su cl@ve pin.

Otra posible solución es que nuestros clientes nos cedan sus propios certificados electrónicos y los instalemos en nuestros equipos informáticos. Esto soluciona totalmente el problema pero tiene, como inconveniente, que necesita un altísimo grado de confianza con nuestro cliente que nos va a ceder su firma, es algo que se hace, pero que no es aconsejable.

Conseguir clientes para una asesoría online

Cuando ya tenemos nuestra asesoría montada y todos los problemas solucionados debemos ocuparnos de lo que deben ocuparse todas las actividades económicas, tener a quién vender nuestros servicios.

Si nuestra asesoría es exclusivamente online lo normal es que esta búsqueda de clientes también se haga online, aunque con el tiempo el “boca a boca” funciona siempre, también aquí, si prestamos un buen servicio, los clientes que ya tenemos nos van a presentar otros nuevos clientes.

Para ello lo primero que necesitamos es un sitio web que puedan visitar nuestros clientes potenciales.

Este sitio web puede ser una página, un blog o un landing.

Lo primero que trabajaremos será su configuración y diseño: además de las condiciones lógicas como que sea atractivo y, sobre todo, claro permitiendo a los visitantes acceder a nosotros de manera fácil y clara para consultarnos o pedirnos presupuestos, hay varias cosas que podemos hacer para que lleguen mejor a nuestro mercado potencial.

Una cosa que se hace habitualmente es incluir videos donde vamos a explicar nuestros servicios o las normativas y procedimientos que afectan a nuestros clientes.

Muy aconsejable es incluir artículos separados donde se explique cada aspecto de nuestros servicios explicando en cada uno, según cada tema, las obligaciones y condiciones de cada tema.

Además de todo esto deberemos promocionar nuestro sitio web, bien mediante posicionamiento “natural” en los buscadores como Google o Yahoo o pagando publicidad o posicionamiento en las plataformas que dichos buscadores tienen para ello (como Adwords en Google).