Control horario de los trabajadores: todo lo que debes saber
Software DELSOLEn el marco de las actuales reformas laborales, la nueva ley de control horario en España está marcando un antes y un después en la gestión de la jornada laboral. Este reglamento no solo implica nuevas exigencias para las empresas, sino que también introduce un sistema digital obligatorio que transformará la manera en que se registran las horas trabajadas.
Adaptarse a esta normativa no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para modernizar procesos y fortalecer la relación entre empresas y empleados. Plantea desafíos logísticos y económicos para las empresas, pero también ofrece beneficios claros en términos de eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo. Analicemos los detalles de esta normativa, su evolución, las implicaciones para las empresas y los métodos válidos para su cumplimiento.
¿Qué es el control horario de los trabajadores?
El control horario es un sistema que garantiza el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados, así como el correcto almacenamiento de estos datos. Desde mayo de 2019, este mecanismo es obligatorio para todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector.
Para cumplir con esta normativa, las empresas deben:
- Registrar diariamente las horas de inicio y fin de cada trabajador.
- Asegurar que los datos incluyan información detallada, como la fecha y la identificación del empleado.
- Conservar los registros durante al menos cuatro años.
- Poner los registros a disposición de empleados, representantes sindicales e inspección laboral.
Existen algunas actividades o puestos exentos de realizar el fichaje, como son los empleados de hogar, deportistas, directivos, artistas, etc.
Hacia la digitalización del control horario
En 2023 fueron introducidas modificaciones significativas, como la prohibición del fichaje biométrico, debido a preocupaciones relacionadas con la privacidad, o la extinción del uso del papel para realizar los fichajes. Pero ahora, la gran novedad en 2025 es la obligatoriedad del control horario digital que viene de la mano de una serie de reformas más amplias que incluyen la reducción de jornada a 37,5 horas semanales, el control sobre el tope de 80 horas extras anuales y el aumento de sanciones por incumplimiento.
Este cambio busca no solo modernizar los sistemas de registro, sino también facilitar el control por parte de las autoridades. Al implementar sistemas digitales, la Inspección de Trabajo podrá acceder a los datos en tiempo real y detectar posibles irregularidades de manera más eficiente.
¿Qué métodos existen para el control horario?
Las empresas pueden optar por diversas herramientas para cumplir con la nueva normativa:
- Aplicaciones de control horario tanto móviles como de escritorio.
- Dispositivos de lectura de tarjetas de radio frecuencia o de códigos QR.
Beneficios del control horario digital
La digitalización del registro horario ofrece varias ventajas para empresas y empleados:
- Transparencia: Los registros digitales garantizan un control preciso y accesible.
- Eficiencia: Automatizan procesos administrativos, reduciendo errores humanos.
- Cumplimiento legal: Minimiza el riesgo de sanciones.
- Flexibilidad: Permite modelos de teletrabajo y el fichaje de movilidad.
Control horario y teletrabajo
El auge del teletrabajo ha planteado nuevos retos para el registro horario. La ley establece que el control es igualmente obligatoria para los empleados que trabajen de forma remota desde casa o trabajadores que por su tarea inicien y finalicen su jornada en distintos puntos. Los sistemas digitales permiten registrar la jornada de manera precisa, este tipo de trabajo, independientemente del lugar.
¿Me pueden sancionar por no cumplir con el control horario de mis trabajadores?
El incumplimiento de la normativa conlleva multas significativas. Las sanciones ahora se aplican por cada trabajador afectado, con rangos que van desde 1.000 hasta 10.000 euros por infracción. Además, la falta de un sistema adecuado puede dañar la imagen de la empresa y dificultar la retención de talento.
