¿Qué es una nómina y qué partes la conforman?

Elaborar las nóminas de manera correcta es un proceso imprescindible para cualquier empresa, ya que garantiza el cumplimiento de las normativas laborales. En este artículo repasaremos todos los detalles que debes tener en cuenta.

¿Qué es una nómina?

Una nómina es un documento que sirve como recibo del salario de un trabajador y detalla la retribución económica percibida por el trabajo realizado. En la nómina también se incluyen las deducciones correspondientes según la legislación, como la aportación a la Seguridad Social o las retenciones que se aplican.

Es importante que tanto las empresas como los trabajadores conozcan esta información, para comprobar que se cumplen las obligaciones legales y que los trabajadores reciban un desglose detallado de sus ingresos.

Tipos de nóminas

Existen distintos tipos de nóminas según las circunstancias de los trabajadores y las relaciones laborales. En un nivel general, las nóminas pueden clasificarse según la periodicidad del pago (las más comunes son mensuales, quincenales o semanales) y según el tipo de personal.

Además, podemos considerar las nóminas según circunstancias especiales:

• Nóminas extraordinarias: son el tipo de nómina que se corresponde con las pagas extraordinarias, como las de navidad o verano.
• Nóminas por finiquito: cuando se finaliza una relación laboral, esta nómina incluye los conceptos pendientes de pago, como las vacaciones no disfrutadas, indemnizaciones por despido (si aplica) y el salario correspondiente al último período trabajado.
• Nómina por incapacidad temporal: cuando un trabajador esté de baja médica, la nómina refleja la prestación económica correspondiente según las bases de cotización y los días afectados.
• Nómina de atrasos de convenio: cuando el convenio colectivo establece una subida salarial con carácter retroactivo, la empresa debe compensar a los trabajadores por esos atrasos.
• Nómina de bonus: Estos pagos extras no forman parte del salario base regular, sino que son incentivos por el desempeño, logros o cumplimiento de objetivos establecidos por la empresa.

¿Quién está obligado a elaborar una nómina?

En España, todas las empresas están obligadas legalmente a elaborar y entregar una nómina a cada empleado. Esto incluye a trabajadores con contrato indefinido, temporal, en prácticas o formación. La nómina debe cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores y la normativa laboral vigente.

Es responsabilidad del empleador, calcular de manera correcta los conceptos salariales y deducciones, respetar las bases de cotización establecidas por la Seguridad Social y entregar la nómina en el plazo correspondiente.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá derivar en sanciones económicas para la empresa, además de dañar su relación con los empleados.

Lo ideal es contar con el apoyo de una asesoría laboral que se encargue de la creación de nóminas, ya que trabajan para ello y están al tanto de toda la normativa laboral que va surgiendo. Pero, es importante que las empresas y los empleados conozcan todo lo imprescindible sobre las nóminas.

¿Qué se debe tener en cuenta antes de realizar una nómina?

Para evitar errores y garantizar el cumplimiento de las normativas laborales, es importante prestar atención a varios aspectos, principalmente, podemos destacar los siguientes:

• Revisión del contrato laboral: es muy importante revisar el contrato del empleado para verificar los términos acordados (salario base, horas estipuladas, cláusulas específicas, etc.)
• Actualización normativa: las bases de cotización, los porcentajes de retención de IRPF y las normativas relacionadas con la Seguridad Social suelen actualizarse cada año.
• Categorización del trabajador: identifica correctamente el tipo de relación laboral del empleado: contrato indefinido, temporal, en prácticas o de formación. Esto afectará tanto las bases de cotización como las deducciones aplicables.
• Identificación de complementos salariales: determina si el trabajador tiene derecho a complementos adicionales, como antigüedad, productividad, plus de transporte o pagas prorrateadas.
• Comprobación de días trabajados y ausencias: verifica los días trabajados durante el período de liquidación y registra ausencias justificadas o no justificadas, ya que estas situaciones pueden afectar al cálculo del salario bruto.

Estructura de una nómina

Una nómina debe contar con una estructura clara que permita identificar todos los elementos importantes. Las principales partes que la conforman son las siguientes:

Encabezado

Es la parte superior de la nómina que permite identificar al trabajador y a la empresa junto con la fecha a la que corresponde la nómina.

• Datos de la empresa: Nombre, CIF, código de cuenta de cotización y dirección.
• Datos del trabajador: Nombre completo, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, código de contrato y fecha de antigüedad en la empresa.
• Período de liquidación: se trata de la fecha correspondiente al pago de la nómina, así como el total de días.

Devengos

Se trata de la sección donde aparecen todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado, sin que se le haya aplicado ninguna deducción. Es lo que se conoce como el salario bruto del empleado. Principalmente, se divide entre percepciones salariales y no salariales.

• Percepciones y complementos salariales: engloba al total de las percepciones de tipo económico que recibe un empleado, ya sea en dinero o especias. Todas ellas cotizan a la Seguridad Social y principalmente destacamos, el salario base, las horas y pagas extraordinarias, complementos salariales por parte de la empresa y las mejoras voluntarias.
• Percepciones no salariales: son las percepciones que no cotizan a la Seguridad Social y dentro de ellas se incluyen aspectos como las indemnizaciones o suplidos, dietas, locomoción, etc.

Deducciones

Es la parte de la nómina donde quedan reflejadas las cantidades que se descuentan de los devengos, que da como resultado el salario neto. Existen varias retenciones a tener en cuenta:

• Aportaciones a la Seguridad Social: contingencias comunes, desempleo, horas extraordinarias, formación profesional, etc.
• Retención de IRPF: se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal, la aplicación mínima de IRPF es del 2% para todos los trabajadores.
• Anticipos: en el caso de que la empresa adelante parte del salario al trabajador.
• Valor percibido en especie.
• Otras deducciones: como determinadas cuotas que un trabajador tenga que devolver a la empresa.

Líquido a percibir

Cuando se han definido los devengos y las deducciones del trabajador, se puede calcular el líquido a percibir, que sería el resultado de los devengos, restándole las deducciones.

Se define como el salario neto que el trabajador recibe después de deducir las retenciones.

La estructura debe ser clara y transparente para que el empleado pueda comprender de manera sencilla el desglose de su nómina.

Firma y sello de la empresa

Junto con el líquido a percibir, aparecer el sello de la empresa o firma del empleador, la fecha de ingreso de la nómina, el número de cuenta del empleado y la firma del trabajador a modo de confirmación de recibo.

Pie de nómina

En el pie de la nómina nos encontramos la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Es decir, en este apartado aparece lo que aporta la empresa por cada empleado.

Cómo hacer una nómina, paso a paso

Por tanto, ahora que conoces todo lo que necesitas para realizar una nómina y cuáles son los elementos de esta, te explicamos cuáles son los pasos para realizar una nómina.

• Reúne la información básica: como hemos dicho antes, deberás conocer los datos del trabajador y la empresa, así como los detalles del contrato laboral.
• Calcula el salario bruto: suma el salario base y los complementos salariales establecidos según el convenio colectivo.
• Aplica las deducciones: para ello deberás conocer el IRPF para calcular la retención correspondiente en cada caso y aplicar los porcentajes de la Seguridad Social.
• Crear el documento: elabora la nómina en un formato estándar, indicando de manera clara cada concepto.
• Entrega la nómina: asegúrate de entregar la nómina en el plazo establecido, ya sea en formato físico o digital.

¿Cuáles son los errores más comunes al realizar una nómina?

A pesar de la importancia de obtener una nómina bien elaborada, es común cometer errores. Estos son algunos de los más frecuentes.

• Cálculos erróneos de deducciones: aplicar porcentajes incorrectos de IRPF o Seguridad Social puede generar problemas legales y salariales.
• Olvido de conceptos salariales: no incluir complementos como pluses de transporte o productividad.
• Desactualización normativa: ignorar cambios en las bases de cotización o en la normativa fiscal.
• Errores en los datos personales: confusiones en nombres, NIF o números de afiliación a la Seguridad Social.

Conclusión: La clave de una gestión laboral impecable

La elaboración de nóminas es un proceso esencial en la gestión laboral de cualquier empresa. No solo se trata de cumplir con una obligación legal, sino de asegurar que los derechos de los empleados se respeten y que la empresa mantenga una relación laboral basada en la transparencia y confianza. Una nómina precisa refleja profesionalidad, evita conflictos y contribuye a mantener la armonía en el entorno laboral.

En un entorno cada vez más dinámico, donde las normativas laborales y fiscales están en constante cambio, contar con programas de nóminas es una decisión estratégica. Este tipo de software no solo automatiza los cálculos, reduciendo el margen de error, sino que también permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos, adaptándose rápidamente a las actualizaciones normativas.

Además, no podemos olvidar el papel crucial de los asesores especializados en nóminas. Con su experiencia y conocimiento, son el apoyo indispensable para garantizar que todos los aspectos legales, fiscales y salariales se gestionen de manera adecuada. Su asesoramiento puede marcar la diferencia entre una nómina bien elaborada y una que pueda generar problemas legales o insatisfacción en los empleados.