¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa?
Software DELSOLEn el mundo empresarial, es muy importante gestionar de manera correcta la documentación para poder cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Dentro de estos documentos, las facturas son un elemento imprescindible.
A menudo, puedes tener la necesidad de limpiar y tirar las facturas, pero es importante saber que, en muchas ocasiones, es necesario conservarlas.
En este artículo repasaremos los plazos de conservación de las facturas, para aclarar qué facturas debes guardar y durante cuánto tiempo debes guardarlas.
¿Qué es una factura?
Las facturas son documentos mercantiles que reflejan una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. Las facturas sirven como un comprobante legal de las transacciones comerciales, y son muy importantes para poder llevar un control fiscal y contable de las empresas y autónomos.
Existen algunos datos obligatorios para que las facturas puedan tener validez completa, tanto a nivel legal como comercial:
- Número y serie: cada factura debe tener un número único y, en su caso un número de serie.
- Fecha de expedición: que se trata de la fecha en la que se ha emitido una factura.
- Datos del emisor y receptor: nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF.
- Concepto de la factura: en el que se indica el detalle de los bienes o servicios, cantidad y precio por unidad.
- Importe total: que indica los detalles sobre el importe base, el tipo impositivo aplicado (IVA) y el importe total a pagar.
- Retenciones aplicables: como el IRPF, en el caso de los autónomos.
¿Qué tipos de facturas existen?
En España, la legislación reconoce varios tipos de facturas, cada una con unas determinadas características específicas:
Factura completa u ordinaria
La factura ordinaria o factura completa, es la más común e incluye todos los datos obligatorios. Este tipo de facturas se emiten en operaciones de compraventa o prestación de servicios. Son esenciales para las empresas y es importante que en estas facturas se incluyan todos los datos obligatorios que hemos visto en el apartado anterior.
Factura simplificada
Este tipo de facturas simplificadas es lo que anteriormente se conocía como ticket. Una de las características más importantes es que son válidas para operaciones de importe inferior a 400 euros (IVA incluido) o de hasta 3.000 euros en algunos casos.
En este tipo de factura no son necesarios tantos detalles de las operaciones como en las facturas ordinarias. Las facturas simplificadas deben incluir:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Identificación del emisor (nombre, NIF y domicilio).
- Descripción de los bienes o servicios.
- Tipo impositivo aplicado y el importe total.
Factura rectificativa
La factura recticativa se deberá expedir cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos expuestos anteriormente. También en el caso de que las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se diesen las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.
Además de los datos obligatorios de cualquier factura, debe identificar claramente la factura que corrige:
- La mención de “Factura rectificativa”.
- Nuevo número, serie y fecha de expedición.
- Corrección detallada del error. (Motivo de su emisión y el detalle de la rectificación).
Factura proforma
Aunque no es una factura en el sentido estricto, es un documento en el que se adelanta la información al cliente sobre una factura. En este tipo se exponen las condiciones en las que se va a realizar la venta.
No tienen validez fiscal ni contable y no justifican ninguna transacción. Además, no necesita ningún tipo de numeración.
Factura electrónica
Por último, la factura electrónica, es la versión digital de la factura en papel y tiene la misma validez legal siempre que cumpla con los requisitos establecidos. Debe garantizarse su autenticidad e integridad.
Uno de los grandes beneficios de la factura electrónica es que facilita el envío y el almacenamiento.
Desde el año 2015, este tipo de facturas son obligatorias en cualquier transacción de entrega de productos o de prestación de servicios para los proveedores que trabajen con Administraciones Públicas. Aunque la apuesta por la factura electrónica se está generalizando, y viene reforzada por la Ley Crea y Crece que obligará a emitir una factura electrónica en las relaciones B2B.
¿Qué facturas estoy obligado a guardar?
Tanto los autónomos como las empresas están obligados a conservar todos los documentos y las facturas emitidas y recibidas que tengan relevancia fiscal. Dentro de estas facturas se incluyen:
- Facturas de ventas y prestaciones de servicios: que documentan todas las operaciones realizadas con los clientes.
- Facturas de compras y gastos: que justifican todas las adquisiciones y gastos necesarios para la realización de una actividad económica.
- Facturas simplificadas: que en algunos casos pueden servir como justificante de algunos gastos menores.
- Facturas rectificativas: cualquier corrección que se haya realizado a facturas anteriores debe ser conservada.
- Facturas electrónicas: por último, las facturas electrónicas deben conservarse en su formato original, garantizando su legibilidad y su autenticidad.
Es muy importante que se guarden y se tenga acceso a las facturas con las que trabajamos y que intervienen en nuestra contabilidad. Además, es fundamental que estas facturas cumplan con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, como incluir datos del emisor y receptor, descripción de la operación, importe y tipo de IVA aplicado.
Además, existen otros documentos, que obligatoriamente también se deben guardar, como los albaranes, los justificantes de pago, los libros de ingresos y gastos, las declaraciones fiscales y los contratos. En general, es recomendable conservar todos los documentos que tienen que ver con tu actividad laboral.
¿Por qué hay que guardar las facturas?
La conservación de facturas es una obligación legal, pero además existen diversos motivos por los que se deben guardar estos documentos:
- Cumplimiento fiscal: puesto que permite justificar ante la Agencia Tributaria las operaciones realizadas y los impuestos declarados.
- Auditorías y revisiones: en el caso de las inspecciones, es necesario presentar documentación que respalde las declaraciones fiscales.
- Control financiero: ya que ayuda a llevar un seguimiento preciso de los ingresos y gastos, de manera que facilita la gestión financiera y contable.
- Prevención de sanciones: no conservar de manera correcta las facturas puede derivar en multas y sanciones por parte de las autoridades.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Según la normativa española, por regla general, las facturas deben guardarse durante un período mínimo de seis años desde el último asiento realizado en los libros contables. Pero, es importante recalcar que dependiendo del criterio que sigamos existen unas consideraciones u otras:
Según el criterio tributario
Atendiendo a la normativa fiscal en España, las facturas deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción general establecido por la Agencia Tributaria. Este período comienza a contar desde el último día en que se pudo presentar la declaración correspondiente o bien, desde el pago del impuesto relacionado.
A efectos de compensar bases imponibles negativas en el impuesto de Sociedades, 10 años desde la presentación que generó tal derecho.
Según el criterio mercantil
Desde el punto de vista mercantil, el Código de Comercio establece que las facturas, junto con otros documentos contables y justificantes, deben conservarse durante seis años. Este plazo comienza a contarse desde el cierre del ejercicio contable correspondiente. Dentro de este criterio se engloban, las facturas emitidas y recibidas, los documentos relacionados con operaciones financieras o los libros de cuentas y balances.
Según el criterio penal
La conservación de las facturas puede ser un elemento clave, ya que puede servir como prueba en un juicio por posible delito fiscal. Por tanto, es recomendable conservar las facturas durante 10 años, ya que, aunque los delitos fiscales prescriben a los 5 años, los delitos graves se amplían a 10.
Por tanto, la recomendación general para poder garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones es conservar las facturas como mínimo durante 10 años. De esta manera, se asegura la cobertura de los plazos más amplios.
¿Cómo hay que guardar las facturas?
De forma general, las facturas deben guardarse de manera que permita garantizar la conservación, la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, por lo que no tendrán validez las facturas escaneadas o fotocopiadas.
Aunque las facturas se podrán conservar en formato electrónico siempre que podamos garantizar la autenticidad de su origen y su legibilidad. Por tanto, se podrán conservar en formato electrónico, siempre que se utilicen los formatos aceptados y tengan una digitalización certificada (con un software homologado por la Agencia Tributaria).
Conclusión
Conservar las facturas y documentos importantes es una responsabilidad que tiene implicaciones legales y financieras. Conocer cómo gestionarlas de manera adecuada es importante para cualquier empresa o autónomo. El cumplimiento de estas obligaciones permite evitar sanciones y contribuye a una gestión empresarial más eficiente y transparente.
