Consejos para intentar cobrar antes las facturas

Tras la gravísima crisis económica que acabamos de sufrir, la gestión de cobros de facturas se ha convertido en una actividad muy importante dentro del giro del negocio .

Gestión de tesorería

Si tenemos una empresa lo habitual será que tengamos clientes, a los que emitiremos facturas que nos deberán pagar.

Dependiendo del tipo de negocio esos pagos de clientes pueden ser inmediatos, por ejemplo una tienda abierta al público suele cobrar lo que vende en el momento, o que esos cobros tengan unos plazos y formas.

Nuestra empresa tiene, a su vez, que realizar sus propios pagos, a nuestros proveedores, el alquiler o la hipoteca , los suministros como la luz, el agua, el teléfono, los impuestos, etc.

La gestión de tesorería consiste en programar esos cobros con los pagos para no tener que disponer de más dinero en efectivo del necesario, es decir, prever con qué cobros contamos para hacer nuestros pagos.

Es importante porque, si no lo hacemos, deberíamos tener inmovilizadas cantidades de dinero que podemos utilizar en otra cosa o no atender nuestros propios pagos a tiempo, lo que nos dará problemas.

Gestión de facturación y cobros

El primer consejo para no tener problemas, o tener los menos posible, en el cobro a nuestros clientes es actuar con tino (con cabeza) y con educación y calma.

Lo primero que tenemos que mirar es a quién le estamos facturando, cuanto nos tiene que pagar y en qué plazos.

Si una persona desconocida por la calle nos dice que le prestemos 1.000€, que nos lo devuelve enseguida no se lo vamos a dejar, pero si un familiar o un amigo nos los pide igual sí, porque sabemos a quién se lo prestamos, incluso podemos asumir el riesgo de que no nos lo devuelva según cada caso.

Esto es exactamente lo mismo, un cliente puede debernos dinero pero si ese cliente es un perfecto desconocido y la cantidad es muy grande deberemos tomar medidas al principio, como informarnos sobre él, pedir avales o garantías o asegurar la deuda.

Una vez que ha llegado el momento de cobrar y no nos han pagado es hora de realizar la gestión de cobros, siempre de manera muy correcta y lo más delicada posible hablaremos con el cliente para pedirle explicaciones y de por qué no nos ha pagado y cuando nos va a pagar. Si la cosa va a más, veremos las acciones legales en puntos siguientes de este artículo.

Hay que ver cada caso según sus circunstancias pero, lo normal, es que si ya se ha producido un impago no sigamos suministrando a ese cliente y generando mayores deudas.

Informarnos

Si vamos a servir a un cliente que no conocemos lo suficiente y nos va a pagar una cantidad más o menos importante de dinero en un plazo determinado, antes de que se genere esa deuda (antes de servirle) lo prudente es informarnos sobre él.

La manera más sencilla, accesible y barata, si ese cliente es una sociedad, es mirar su contabilidad publicada por el Registro Mercantil de dónde tenga su sede.

En la página web de cada Registro Mercantil (hay uno en cada capital de provincia) podemos consultar las cuentas anuales de cualquier sociedad pagando una tasa de algo más de 10€.

Estas cuentas anuales nos van a decir su solvencia, su nivel de deuda y, de manera general, los activos con los que cuenta. En el siguiente punto veremos qué ocurre si ha publicado información falsa.

Otra cosa que podemos también hacer es pedir un informe de solvencia, existen en Internet sitios en los que, a cambio de unos honorarios , nos dicen si ese cliente al que vamos a servir está en algún registro de morosos o ha tenido problemas judiciales anteriores por impagos: por ejemplo axesor, con el que además tenemos un acuerdo que te permite consultar sus datos directamente en nuestros programas.

Una tercera opción es pedirle al propio cliente que nos justifique su situación de solvencia dándonos documentos contables, fiscales o mercantiles que avalen lo que nos está contando.

Importancia de la información veraz

Lo visto en el punto anterior, el informarnos, nos protege por dos vías diferentes: por un lado la información que obtenemos ya nos dirá si el cliente va a ser solvente o no.

Pero, por otro lado, si el cliente ha mentido, es decir, si la información que ha depositado en el Registro Mercantil o que nos ha facilitado con documentos fuera falsa, estaría cometiendo un delito.

El Código Penal, en sus artículos 248 y ss. tipifica el delito de estafa: si realizamos un acto de disposición (en este caso nos debe dinero ) y eso ha ocurrido porque nos ha engañado suministrándonos información falsa el cliente está cometiendo un delito que está castigado con pena de prisión de seis meses a tres años. Podría haber también un delito de falsedad documental.

Esto nos dará, si se produce, unos argumentos muy importantes para poder cobrar.

Asegurar el cobro

Otra opción es contratar un seguro de cobro.

En este caso lo habitual es pedirle a nuestro cliente que sea él mismo quien contrate ese seguro y lo pague él, siendo el cliente su tomador y nosotros los beneficiarios.

Existen varias compañías de Seguros que tienen este producto llamado seguro de crédito y caución, como Crédito y Caución Altradius, CESCE o LIÉBANA Seguros de Crédito S. L., entre otras.

Estas compañías, antes de contratar la póliza, hacen siempre un informe de solvencia del deudor .

Los efectos comerciales

Podemos prevenir posibles impagos con que el cliente nos firme una letra de cambio o un pagaré.

En primer lugar, si tenemos una línea de descuento en nuestro banco, podemos cobrar anticipadamente esos efectos comerciales porque el banco nos adelantará su pago a cambio de un descuento según el tipo de interés que nos aplique; sin embargo esto no garantiza el pago porque si el cliente no atiende el vencimiento el banco nos retirará esa cantidad no cobrada.

Pero es que, además, una letra de cambio , un pagaré o un cheque son documento ejecutivos por lo que, llegado el caso, podemos embargar judicialmente los bienes del deudor sin necesidad de demandarle, directamente ejercitando la acción cambiaria prevista por la Ley Cambiaria y del Cheque en sus artículos 49 y ss.

Empresas de cobro de morosos y de recobros

Son muy conocidas estas empresas de cobro de morosos como el cobrador del frac, utilizan medios legales y otros más expeditivos.

Sus tarifas son caras y no me atrevo a decir si dan o no buenos resultados.

Por otro lado existen las empresas de recobros si lo que tenemos son muchos impagos muy pequeños.

Estas empresas nos compran el listado de deudas sin pagar y realizan una gestión de cobro a través de medios que no les supongan una gran inversión (llamadas telefónicas, cartas postales, emails, amenazas con cartas de abogados,etc.) y saben que van a cobrar un porcentaje de las deudas por la gente que se asusta y les paga.

El criterio de caja

Otro modo de intentar paliar las consecuencias negativas de los impagos de clientes es darnos de alta en el criterio de caja .

Es optativo; en él los autónomos y pequeñas empresas pueden no declarar a Hacienda las facturas a efecto del IVA hasta que no las cobren efectivamente (aunque tampoco podrán quitarse el IVA soportado hasta que no paguen sus propias facturas, por eso se llama criterio de caja doble).

La fecha tope para declarar una factura , aunque no se haya cobrado, es el 31 de diciembre del año siguiente al de la factura .

En este caso el receptor de la factura debe ser informado porque tampoco se podrá deducir, él, ese IVA hasta que no la pague.

Provisionar contablemente los impagos

Si, a pesar de todo, no conseguimos cobrar una factura , al menos deberemos intentar no tener que pagar impuestos por computarla como un ingreso que, al final, no se ha producido.

Para ello, cuando el impago cumpla las condiciones adecuadas, realizaremos la provisión para insolvencias mediante la cuenta (694) Pérdidas por deterioro de créditos comerciales con lo que computará como un gasto y reducirá nuestra cuenta de resultados.

Si luego si se llega a cobrar deberemos revertir ese cómputo de deterioro a través de una cuenta de ingreso , la (794).