¿Cómo anular una factura emitida?

Es relativamente fácil que una factura se emita con algún dato incorrecto, y ante esta situación la factura debe ser rectificada o anulada. Cuidado, porque no es lo mismo emitir una factura rectificativa que una nota de crédito o abono: esta es la forma correcta de anular una factura emitida.

Una factura errónea, ¿se anula o se rectifica?

No es de extrañar que, en medio de todas las transacciones diarias, haya alguna factura que contenga errores: puede haber un fallo en la numeración, en el concepto, en el tipo impositivo aplicado, en la base imponible … en resumen: la factura no es válida, y hay que deshacer el movimiento.

Efectivamente, el modo de proceder si se detecta algún error no es borrar la factura, como si no hubiera pasado nada, sino realizar un movimiento corrector: el Reglamento de Facturación establece que ninguna factura emitida puede, simplemente, desaparecer, aunque sea errónea.

Las facturas son documentos vinculantes, especialmente si una vez emitidas llegan a sus destinatarios: no solo recogen una  obligación de pago  por un producto o servicio, sino que reflejan transacciones que generan impuestos. Una factura errónea podría dar lugar a un descuadre de cuentas en la empresa, especialmente en lo que se refiere al control tributario.

Para solucionar el problema de una factura errónea, existen dos vías: la  nota de crédito  y la  factura rectificativa , dependiendo de si se desea corregir la factura aportando la información correcta, o si se desea anularla con vistas a rehacerla correctamente de nuevo. Ambas vías de actuación son igualmente válidas frente a la Agencia Tributaria.

Notas de crédito: anulación de facturas

El proceso de anulación de facturas ya emitidas se lleva a cabo valiéndose de las notas de crédito (también llamadas notas de abono); son documentos muy sencillos de generar, ya que mantienen la misma numeración que las facturas ordinarias.

Las notas de crédito recogen todos los datos reflejados en la factura errónea, pero con signo negativo: es una copia exacta de la factura original (a la que hace referencia, obligatoriamente, en su contenido) y su emisión implica automáticamente la anulación de la factura original.

De esta manera sí se consigue lograr el efecto deseado de “aquí no ha pasado nada”: todo vuelve al inicio, al momento en el que la factura no se había generado todavía.

Sin embargo , las facturas de abono podrían ocultar prácticas fraudulentas, como la cancelación de un ingreso no abonado o el traslado del IVA entre dos trimestres distintos.

Aunque tributariamente hablando estén aceptadas y tengan la misma repercusión que las facturas rectificativas, podrían estar en el punto de mira de auditorías o inspecciones fiscales.

¿Cuándo emitir una nota de crédito ?

No obstante, aunque parezca que tenga sentido todo lo anterior, las facturas de abono no resuelven el problema si la factura a la que hacen referencia ya ha sido liquidada en una declaración de IVA trimestral.

El sentido de emitir notas de abono se explica mejor cuando el error en la factura se identifica rápidamente: al emitirse una nota de crédito , el movimiento queda anulado y ya se puede facturar correctamente.

Facturas rectificativas: rectificación de facturas

Por el contrario, es posible que la factura errónea no pueda anularse, y el movimiento contable no pueda ser deshecho; en este caso, la factura tiene que rectificarse aportando la información correcta.

Este proceso es posible gracias a las facturas rectificativas, las cuales se distinguen de las notas de crédito en la numeración y en el signo contable.

Las facturas rectificativas tienen su propia numeración, y no siguen la secuencia original de las facturas y notas de abono; además, tienen que incluir la identificación de la factura errónea sobre la que actúan.

Lo más importante a tener en cuenta para generar y contabilizar facturas rectificativas es que su signo contable no es obligatoriamente negativo, ya que lo que hacen es complementar a la factura errónea, no retroceder: solo encontraríamos importes negativos en las facturas rectificativas si el error de la factura original ha sido numérico y en exceso.

De hecho, si las rectificaciones necesarias fuesen de carácter numérico (error en IVA o en base imponible ), podrán tener efecto bien indicando el importe correcto, bien reflejando solo el importe de la corrección.

¿Cuándo emitir una factura rectificativa ?

Las facturas rectificativas tienen un alcance mayor que las notas de abono: pueden tener efecto sobre una factura que ya haya sido liquidada con anterioridad, y son más aceptadas a efectos contables.

Se debe recurrir a las facturas rectificativas cuando el error de la  factura no haya sido detectado antes de que se haya realizado la declaración del IVA trimestral.

Para anular una factura emitida, primero hay que determinar si esta contiene errores que justifiquen la anulación; tales errores deben haberse detectado antes de la liquidación del IVA correspondiente a su periodo fiscal, y requerirá de una comunicación adicional entre el emisor y el receptor de la factura.