Contabilidad para autónomos

La contabilidad es un aspecto esencial en la gestión de cualquier actividad económica, incluyendo la de los autónomos. Aunque no todos tienen las mismas obligaciones contables que las empresas, es importante conocer los requisitos legales, los libros contables obligatorios y las mejores prácticas para mantener sus cuentas al día.

¿Es obligatorio llevar la contabilidad para los autónomos?

En España, los trabajadores autónomos sí están sujetos a obligaciones fiscales y contables, reguladas principalmente por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

Específicamente, en la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

La Ley General Tributaria establece el marco general de las obligaciones tributarias, incluyendo las de los autónomos, definiendo los procedimientos de gestión, inspección y recaudación de los tributos. Por su parte, el Reglamento de Facturación detalla las obligaciones en materia de emisión, contenido y conservación de las facturas que deben cumplir los autónomos en el ejercicio de su actividad económica.

¿Cómo se lleva la contabilidad de un autónomo?

Llevar la contabilidad como autónomo no tiene por qué ser complicado, pero es fundamental seguir ciertas pautas para garantizar que las cuentas estén en orden. Estos son los pasos principales:

Registro de ingresos

• Anota todas las facturas emitidas por los servicios o productos vendidos.
• Incluye tanto ingresos con factura como ingresos que no requieren factura, como las ventas por factura simplificada o servicios en los que no es obligatorio emitir una factura según la normativa fiscal.

Registro de gastos

• Conserva y registra todas las facturas y tickets de los gastos relacionados con la actividad.
• Estos pueden ser de alquiler, suministros, servicios de terceros, material de oficina, desplazamientos, etc.
• Es imprescindible que los gastos estén relacionados directamente con la actividad económica y sean deducibles según la normativa fiscal.

Registro de bienes de inversión

• Si realizas compras de bienes duraderos, como equipos informáticos, mobiliario o vehículos, deberás llevar un control específico de estas inversiones.
• Además, deberás amortizar estos bienes de acuerdo con las tablas de amortización establecidas por la Agencia Tributaria.

Gestión del IVA

• Lleva el control del IVA cobrado a los clientes (IVA repercutido) y del IVA soportado en tus compras.
• Realiza la liquidación trimestral mediante el modelo 303 y la declaración anual con el modelo 390.

Gestión del IRPF

• Realiza pagos fraccionados trimestrales a través del modelo 130 (si estás en estimación directa) o el modelo 131 (si estás en módulos).
• Conserva un control detallado de los ingresos y gastos para calcular correctamente la base imponible.

¿Cuáles son los libros contables obligatorios para los autónomos?

Los autónomos en España tienen la obligación de llevar ciertos libros oficiales dependiendo de su régimen fiscal (estimación directa o estimación objetiva) y la naturaleza de su actividad económica. Estos libros sirven para registrar las operaciones económicas, justificar ingresos y gastos, y cumplir con las obligaciones fiscales y contables. A continuación, se detalla la información completa sobre los libros oficiales:

Libro de ingresos

El libro de ingresos es obligatorio para todos los autónomos en el régimen de estimación directa (tanto simplificada como normal). Su función principal es registrar los ingresos obtenidos por la actividad económica del autónomo y calcular la base imponible del IRPF. Con este libro se obtiene la información necesaria para presentar las declaraciones fiscales trimestrales modelos 130 y 303 y anuales, modelo 390.

Cada registro en el libro debe contener al menos los siguientes datos:

• Fecha del ingreso.
• Número de factura o justificante.
• Descripción del concepto (servicio o producto vendido).
• Importe total del ingreso (base imponible, IVA y total).
• Forma de pago (efectivo, transferencia bancaria, tarjeta, etc.).

Libro de gastos

El libro de gastos es obligatorio para los autónomos en el régimen de estimación directa y se utiliza para registrar todos los gastos relacionados con la actividad económica y detectar los gastos deducibles para calcular el rendimiento neto.

Es fundamental para justificar las deducciones en el IRPF y el IVA soportado en las declaraciones fiscales modelos 303 y 390.

Cada registro en el libro debe contener al menos los siguientes datos:

• Fecha del gasto.
• Número de factura o justificante.
• Proveedor o entidad emisora.
• Concepto del gasto.
• Importe total (base imponible, IVA soportado y total).
• Forma de pago.

Libro de bienes de inversión

Este libro es obligatorio para los autónomos que adquieren bienes duraderos o bienes de inversión relacionados con su actividad (como maquinaria, vehículos, equipos informáticos, etc.). Registra los activos sujetos a amortización, que deben deducirse durante su vida útil según las tablas de amortización establecidas por la Agencia Tributaria.

Es necesario para calcular correctamente el rendimiento neto y las deducciones aplicables.

Cada registro en el libro debe contener al menos los siguientes datos:

• Descripción del bien (tipo, marca, modelo, etc.).
• Fecha de adquisición.
• Proveedor.
• Importe total (base imponible y tipo de IVA).
• Vida útil del bien y método de amortización aplicado.

Libro de facturas emitidas

El libro de facturas emitidas es obligatorio para todos los autónomos que están sujetos al IVA, independientemente de su régimen fiscal. Es fundamental para declarar el IVA repercutido en las declaraciones trimestrales y anuales, modelos 303 y 390. Facilita el control y justificación de los ingresos

Contenido mínimo:

• Número y serie de la factura.
• Fecha de emisión.
• Datos del cliente (nombre, NIF, dirección).
• Concepto del servicio o producto.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
• Total de la factura.

Libro de facturas recibidas

El libro de facturas recibidas es obligatorio para los autónomos sujetos al IVA, ya que registra todas las facturas relacionadas con los gastos de su actividad. Justifica el IVA soportado que puede deducirse en las declaraciones fiscales. Ayuda a verificar que todos los gastos están correctamente documentados.

Contenido de cada registro:

• Número de la factura.
• Fecha de recepción.
• Proveedor (nombre, NIF, dirección).
• Concepto del gasto.
• Base imponible, tipo de IVA soportado y cuota de IVA.
• Total de la factura.

Libro de operaciones intracomunitarias

Este libro es obligatorio solo para los autónomos que realizan operaciones intracomunitarias, ya sea de bienes o servicios, dentro de la Unión Europea. Es un requisito si el autónomo está inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Es necesario para declarar las operaciones intracomunitarias en el Modelo 349. Justifica la exención del IVA en estas operaciones.

Contenido de cada registro:

• Fecha de la operación.
• Datos del cliente o proveedor (nombre, país, número de IVA intracomunitario).
• Descripción de la operación.
• Base imponible y tipo de operación (entrega o adquisición intracomunitaria).

Libro de provisiones y suplidos

Es obligatorio solo para autónomos que gestionan provisiones y suplidos, como abogados o gestores, que actúan como intermediarios de ciertos pagos por cuenta de sus clientes. Sirve para justificar los gastos que no forman parte del rendimiento neto, ya que no son ingresos ni gastos propios del autónomo.

Contenido de cada registro:

• Fecha de la provisión o suplido.
• Concepto del gasto.
• Importe total.

Resumen de libros obligatorios según el régimen fiscal

Consejos prácticos para cumplir con la contabilidad como autónomo

• Mantén la documentación organizada: Clasifica las facturas y justificantes por meses y años para facilitar el acceso en caso de inspección.
• Revisa tus libros periódicamente: Realiza auditorías internas para asegurarte de que todos los registros sean correctos y estén completos.
• Consulta con un asesor fiscal: Un profesional puede ayudarte a optimizar tus obligaciones fiscales y evitar errores comunes.
• Automatiza procesos: Utiliza herramientas digitales que integren la contabilidad con la gestión de facturas y declaraciones de impuestos.
• Conoce los plazos fiscales: No dejes para el último momento la presentación de modelos fiscales. Planifica con antelación y asegúrate de que toda la información esté lista.
• Software de gestión contable: Utiliza un software de contabilidad, como CONTASOL para simplificar considerablemente la gestión de la contabilidad.Con este programa tendrás automatizados los procesos de registro de facturas, el cálculo de impuestos y la generación de modelos fiscales.

Llevar la contabilidad como autónomo no es solo una obligación legal, sino también una práctica recomendable para gestionar tu negocio de manera eficiente. Aunque las exigencias son menores que para las empresas, es fundamental cumplir con los requisitos legales y mantener un control riguroso de los ingresos, gastos y bienes de inversión.

El uso de herramientas digitales y el asesoramiento de profesionales son las claves para simplificar estos procesos, permitiéndote centrarte en hacer crecer tu negocio. Conocer las obligaciones contables, te ayudará a comunicarte con tu asesor y a evitar problemas con la Agencia Tributaria.