Cómo llevar la contabilidad de las empresas

¿Qué es la contabilidad para las empresas?

La contabilidad es el proceso mediante el cual las empresas registran, clasifican y analizan las operaciones de su actividad económica y procesos productivos. El sistema contable permite a las organizaciones llevar un control claro y detallado de su situación económica, ayudando a los directivos o propietarios a tomar decisiones informadas. No solo se centra en el registro de ingresos y gastos, sino también en aspectos más complejos como los activos, pasivos, patrimonio, costes y obligaciones fiscales.

En esencia, la contabilidad es una herramienta imprescindible para medir el rendimiento financiero de una empresa y garantizar su sostenibilidad a largo plazo. Este proceso también está regulado por normativas legales y estándares contables que varían según el país, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

La contabilidad no solo se limita a cumplir con requisitos legales. También es una fuente de información crítica para empresarios, inversores, acreedores y otros interesados que necesitan entender la salud financiera de una organización siendo el lenguaje de los negocios.

¿Cómo se debe llevar la contabilidad de una empresa?

Llevar la contabilidad de una empresa de manera adecuada requiere precisión, organización y cumplimiento normativo. Los pasos clave para una gestión contable eficiente son:

• Establecer un sistema contable: El primer paso es elegir el sistema contable más adecuado para la empresa. Puede ser un sistema manual o automatizado, siendo este último el más aconsejable y eficiente ya que facilita la automatización de las tareas y reduce los errores.
• Registrar todas las transacciones financieras: Cada ingreso y gasto debe ser registrado de manera precisa. Esto incluye facturas emitidas, recibos, pagos a proveedores, sueldos, impuestos y cualquier otra operación financiera. La cronología y el orden en estos registros son clave para evitar problemas futuros.
• Clasificar las transacciones: Es importante categorizar las transacciones según su naturaleza: ingresos, costes, gastos, activos, pasivos o patrimonio. Esto facilita la elaboración de reportes financieros y el cumplimiento fiscal.
• Conciliar cuentas bancarias: La conciliación bancaria consiste en verificar que las anotaciones contables coincidan con los movimientos reflejados en las cuentas bancarias de la empresa. Este paso es crucial para detectar errores o movimientos sospechosos.
• Cumplir con las obligaciones fiscales: Las empresas están obligadas a presentar declaraciones fiscales periódicas, como el modelo 303 de IVA, el impuesto sobre sociedades o modelo 200, o el modelo 190 de retención de IRPF. Llevar una contabilidad actualizada garantiza que estas obligaciones se cumplan en tiempo y forma.
• Elaborar estados financieros: La contabilidad culmina en la elaboración de estados financieros, como el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo. Estos documentos reflejan la salud financiera de la empresa y son esenciales para la toma de decisiones.
• Mantener registros organizados: La documentación de respaldo, como facturas, recibos y contratos, debe conservarse de forma organizada y accesible. A ser posible, debe adjuntarse al registro contable. Esto no solo facilita auditorías, sino también ayuda a resolver consultas en el futuro.
• Contar con el apoyo de un experto: En la mayoría de los casos se recomienda contar con la ayuda de un asesor contable o financiero que garantice que la contabilidad se lleve conforme a las normativas legales y supervise las obligaciones fiscales.

¿Cómo funciona la contabilidad de una empresa?

La contabilidad de una empresa funciona como un sistema organizado que recopila, procesa y presenta información financiera. Estos son sus principales componentes:

Registro de transacciones

Cada operación financiera se documenta en libros contables o sistemas digitales. Este proceso implica:

• Libro diario: Donde se registran todas las transacciones cronológicamente.
• Libro mayor: Donde las transacciones se clasifican por cuentas.
• Libros auxiliares: Detallan información específica, como cuentas por cobrar o por pagar.

Los programas contables facilitan esta labor, tal y como veremos más adelante.

Aplicación de principios contables

Para que la información sea comparable y comprensible, se deben seguir principios contables. Además, las empresas deben cumplir con las normativas establecidas por su ámbito fiscal.

Análisis y clasificación de datos

La contabilidad no se limita a registrar datos; también los clasifica y analiza para comprender cómo afectan a la situación financiera de la empresa. Por ejemplo, determinados costes pueden ser asignados a proyectos específicos, mientras que los gastos generales se distribuyen según criterios definidos.

Elaboración de informes

Los informes contables transforman los datos en información útil, ofreciendo información fundamental para que los directivos analicen el desarrollo de la empresa, identifiquen áreas de mejora y planifiquen el futuro.

Algunos de los informes más comunes incluyen:

• Balance de situación: Muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.
• Cuenta de Pérdidas y ganancias: Resume los ingresos y gastos para determinar la rentabilidad.
• Estado de flujo de efectivo: Indica cómo se generan y utilizan los fondos.

Cumplimiento legal

La contabilidad también asegura que la empresa cumpla con sus obligaciones contables y fiscales. Un registro contable adecuado evita sanciones y mejora la relación con las autoridades tributarias.

La importancia del software contable para una empresa

En la actualidad, el uso de software contable se ha convertido en algo imprescindible para las empresas, sea cual sea su tamaño o sector. Los programas ofrecen múltiples beneficios en lo relacionado con la eficiencia y exactitud de la gestión contable.

Automatización de tareas

El software contable automatiza procesos como el registro de transacciones, la conciliación bancaria y la generación de informes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza el riesgo de posibles errores humanos en la realización de cálculos.

Cumplimiento normativo

Todo el software contable que se comercializa está diseñado para cumplir con las normativas fiscales y contables vigentes, debiendo actualizarse periódicamente para seguir adaptado a los continuos cambios legislativos. Esto asegura que las empresas no sufran sanciones por la presentación de impuestos erróneos o fuera de plazo.

Accesibilidad y centralización de datos

El software contable permite almacenar toda la información financiera en un solo lugar, accesible en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a internet. Esto facilita la colaboración entre equipos, entre empresa y asesor, mejorando la rápida toma de decisiones.

Reducción de costos

Aunque la adquisición de un programa contable pueda parecer un gasto inicial, es todo lo contrario, es una inversión ya que está totalmente demostrado que a corto plazo reduce costes al optimizar procesos y ofrecer seguridad en la gestión y fiscalidad. Además, permite gestionar mayor volumen de información sin necesidad de aumentar el personal.

Análisis avanzado e informes personalizados

Muchos sistemas contables incluyen herramientas que permiten generar informes personalizados y la exportación a Excel, lo que facilitan la integración con otros sistemas de análisis avanzado ayudando a las empresas a exprimir la información, anticipándose a los problemas y a identificar oportunidades de crecimiento.

Seguridad de la información

Los sistemas contables actuales ofrecen altos niveles de seguridad, incluyendo encriptación de datos y copias de seguridad automáticas, protegiendo tu información contable de accesos no autorizados o pérdidas accidentales.

Escalabilidad

El software contable está en continua evolución adaptándose al crecimiento de la empresa, permitiendo gestionar un mayor volumen de registros e incorporando nuevas funcionalidades según las necesidades del negocio.

¿Qué conocimientos son necesarios para un contable?

Como ya hemos podido ver, una gestión contable adecuada garantiza el cumplimiento legal, optimiza la toma de decisiones y mejora la rentabilidad. Además, el uso de software contable se ha convertido en un aliado imprescindible para automatizar procesos, centralizar datos y fortalecer la seguridad financiera. Implementar buenas prácticas contables y herramientas tecnológicas adecuadas es el camino para asegurar un crecimiento sostenible y una gestión empresarial eficiente.

Quien utilice un programa de contabilidad debe contar con ciertos conocimientos técnicos, financieros y operativos para manejarlo de manera eficiente. Estos conocimientos pueden variar según la complejidad del software y las necesidades específicas de la empresa. Estas son las áreas clave:

Conocimientos de contabilidad

Es fundamental que el usuario encargado de utilizar el programa contable tenga una comprensión de conceptos como:

• Activos, pasivos y patrimonio.
• Ingresos, costes y gastos.
• Registro de asientos contables.
• Estados financieros (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, balance de sumas y saldos, estado de flujos de efectivo).
• Conciliación bancaria. 

Familiaridad con la normativa fiscal y contable

El usuario debe estar al tanto de las leyes fiscales y normativas contables vigentes en el país donde opera la empresa. Esto incluye:

• Conocimiento sobre impuestos aplicables (IVA, retenciones, impuesto sobre sociedades, etc.).
• Requisitos legales de presentación de informes.
• Calendario fiscal y procedimientos para cumplir con las obligaciones fiscales.

Manejo de tecnologías y software

Aunque los programas contables suelen ser intuitivos, el usuario debe estar familiarizado con:

• Uso general de sistemas informáticos y sistemas operativos.
• Navegación en interfaces de software.
• Uso de herramientas ofimáticas tipo Excel y Word.
• Generación de informes y exportación de datos.
• Almacenamiento seguro de información y copias de seguridad.

Capacidad de análisis financiero

Es útil que quien maneje el programa pueda interpretar los datos generados para:

• Previsión de los ingresos y gastos.
• Detectar discrepancias o errores en los registros.
• Proporcionar información precisa a los directivos.

Habilidades de organización y atención al detalle

La contabilidad requiere precisión. Es crucial que el usuario:

• Sea meticuloso al registrar datos.
• Mantenga los documentos y transacciones bien organizados.
• Revise y valide la información ingresada en el software.

Conocimientos sobre el programa contable específico

Cada software tiene sus particularidades, por lo que es esencial:

• Completar una formación inicial para aprender las funciones principales.
• Entender cómo configurar el programa según las necesidades de la empresa (plan de cuentas, tipos de impuestos, etc.).
• Saber resolver problemas comunes o contactar al soporte técnico cuando sea necesario.

Capacidad para adaptarse a actualizaciones y cambios

Los programas contables suelen actualizarse para incorporar mejoras o cambios legislativos. El usuario debe ser capaz de:

• Adaptarse a nuevas funciones o interfaces.
• Formarse en los cambios requeridos.
• Implementar actualizaciones sin afectar el flujo operativo de la empresa.

Trabajo en equipo y comunicación

Si el programa está siendo utilizado por un equipo u otros departamentos, el usuario debe coordinarse eficazmente con:

• Administradores o responsables financieros.
• Equipos de ventas o facturación.
• Auditores externos o asesores fiscales.