Cómo llevar la contabilidad de una empresa

Si tenemos a nuestro cargo una sociedad de capital (una sociedad anónima o limitada) tenemos que cumplir, por un lado, una serie de obligaciones formales en los ámbitos mercantil y de impuestos y, por otro lado, tendremos la necesidad de contar con un control económico del negocio que tenemos entre manos.

Para ambos fines es necesaria la elaboración y mantenimiento al día de una contabilidad de sociedades.

En este artículo vamos a ver, en primer lugar, las obligaciones que la Ley (tanto mercantil como fiscal) nos impone y, en puntos siguientes, como gestionar en la práctica esta obligación para que sea lo más fácil y económica posible y sirva para sus fines económicos.

La contabilidad de la sociedad se llevará según la normativa y cuadros de cuentas aprobados por el Plan General de Contabilidad o por planes específicos para determinadas sociedades como, si es una empresa de reducido tamaño, el Plan de Contabilidad para PYMES.

Hoy en día, esta actividad contable se realiza a través de aplicaciones informáticas, existiendo magníficos programas de ordenador para la contabilidad y para muchos más aspectos de la gestión del negocio (como la facturación), por ejemplo CONTASOL.

Obligaciones contables de una sociedad

El artículo 25.1 del Código de Comercio ordena que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”, la sociedades también deben llevar un libro de actas.

Estos libros deben ser presentados (diligenciados) por el Registro Mercantil .

Los artículos 34 y ss. del mismo Código de Comercio y el Título VII de la Ley de Sociedades de Capital (artículos 253 y ss.) establecen la obligación de formular, cada ejercicio anual, las cuentas anuales de la sociedad que información sobre los datos contables que se han obtenido en ese ejercicio y que deben ser aprobadas por la Junta General y depositadas en el Registro Mercantil donde estarán a disposición pública.

Estas cuentas anuales a disposición del público están configuradas como una información general, que debe ajustarse a la realidad contable de la empresa pero que no da detalle; el empresario tiene a su disposición toda la contabilidad con todo detalle pero sólo está obligado a publicar sus números en estos términos, con independencia de que si es requerido por una autoridad (por un Juez o por un Inspector de Hacienda, por ejemplo) deba aportar mayores informaciones.

Las cuentas anuales obligatorias pueden ser ordinarias o abreviadas, dependiendo del volumen de negocio de la sociedad. Los documentos que las componen son:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios del patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo  
• Memoria
• Informe de gestión

Salvo sociedades que tengan un reducido volumen de negocio y pocos trabajadores, las cuentas a presentar deben ser revisadas por un auditor de cuentas legalmente habilitado y contratado y nombrado para ello por la Junta General.

Obligaciones fiscales

Además de las obligaciones contables que acabamos de ver una sociedad tiene la condición de contribuyente y está sujeta al Impuesto de Sociedades.

Debe cumplir toda la normativa sobre facturación e IVA , además de las normas concretas que puedan existir para cada tipo de negocio (como tramitar licencias, tasas y demás obligaciones especiales, por ejemplo, las específicas de las sociedades cooperativas).

En lo relativo al IVA debe llevar los libros obligatorios de este impuesto , registro de facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión.

Anualmente deberá presentar la declaración del Impuesto de Sociedades (además de realizar, en su caso, los pagos fraccionados periódicos previstos en tal impuesto ); para ello deberá adaptar su contabilidad a las normas contables y de valoración previstas en la Ley del Impuesto de Sociedades y en su Reglamento.

Explicamos esto: la normativa contable que hemos visto hasta ahora prevé una serie de criterios y normas de valoración que no coinciden, siempre, con la normativa fiscal: para la declaración del Impuesto se deben modificar los criterios que no coincidan (por ejemplo, en imputaciones temporales de determinados ingresos o gastos) a través de los ajustes extracontables que son modificaciones en las cuentas para adaptarlas al cumplimiento de la norma fiscal.

La práctica contable

Pero todo lo dicho son obligaciones legales y formales, importantes porque son la imagen que la empresa va a proyectar a otros (como clientes, proveedores o inversionistas) y porque el cumplimiento de sus obligaciones fiscales le va a proporcionar la tranquilidad necesaria; pero la contabilidad financiera va mucho más allá de todo ello, es una herramienta que bien utilizada puede ser muy útil para la gestión del negocio y para tomar las decisiones adecuadas.

Por supuesto que vamos a hablar aquí de la llevanza diaria de la contabilidad , la introducción habitual y periódica de información contable en el programa informático que utilicemos y mantener esa contabilidad al día nos va a facilitar este trabajo. Pero esta información contable mantenida al día por el departamento encargado de ello también es útil para muchas otras cosas si sabemos aprovecharla.

La gestión de almacén bien llevada puede suponer un ahorro importante de costos: si compramos lo que necesitamos para la actividad y nada más y evitamos tener género que no utilizamos en nuestro almacén optimizaremos nuestras compras y gastaremos menos.

La gestión de tesorería , el tener un control de lo que vamos a ir cobrando y lo que tendremos que pagar, nos permitirá no tener dinero inmovilizado y poder realizar nuestros pagos puntualmente.

La contabilidad analítica o de costos puede decirnos mucho sobre la rentabilidad de las operaciones que realiza la empresa .

En general, a partir de la contabilidad financiera obligatoria, podemos analizar el negocio con cifras reales y contrastadas, calculando diferentes ratios o índices de datos contables y conocer lo que estamos haciendo bien o mal y lo que podemos mejorar en la gestión del día a día del negocio , desde fijar los precios hasta elegir a nuestros proveedores.